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Heißes Eisen: Überstunden

Ursachen, Auswirkungen und Lösungen von Überstunden


Mann am Schreibtisch
Heißes Eisen: Überstunden

Alle sprechen von der 30-Stunden- und vier-Tage-Woche. Aber wusstest du, dass die Arbeitnehmenden in Deutschland im Jahr 2023 583 Millionen bezahlte und unglaubliche 702 Millionen unbezahlte Überstunden leisteten? Auch wenn die Zahlen im Vergleich zu den Vorjahren etwas sinken, das sind gewaltige Zahlen, die verdeutlichen, wie sehr wir in einer Überarbeitskultur stecken. Aber warum ist das so? Und was bedeutet das für die Effektivität in Unternehmen?


Grafik
Entwicklung von Überstunden - Quelle: Statista



Überstunden werden oft mit einem hohen Maß an Engagement und Leistungsbereitschaft in Verbindung gebracht. Mitarbeitende, die bereit sind, länger zu arbeiten, um ihre Aufgaben zu erledigen, scheinen motiviert und engagiert zu sein. Das könnte als positives Signal von Arbeitgeberseite betrachtet werden. Könnte!





Ich aber sage: 'Überstunden allein sind kein Maßstab für Produktivität oder Qualität der Arbeit.' Im Gegenteil, ich bin überzeugt davon, dass das ständige Darüberhinausgehen der regulären Arbeitszeit führt zu Erschöpfung, Stress und langfristigen Gesundheitsproblemen. Eine Studie der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der internationalen Arbeitsorganisation (ILO) aus dem Jahr 2021. Wer regelmäßig mehr als 55 Stunden pro Woche arbeitet, erkrankt überdurchschnittlich häufiger an Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder an den durch Stress bedingten weiteren Faktoren: Alkoholkonsum, Rauchen oder Bewegungs- und Schlafmangel. (Link zur Studie)



 

Die wachsende Komplexität der Arbeitswelt und die steigenden Anforderungen führen häufig dazu, dass die reguläre Arbeitszeit nicht ausreicht, um alle Aufgaben zu erledigen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es einen zeitlichen Druck oder unvorhergesehene Ereignisse gibt, wie Projektaufschübe oder Krankheitsausfälle.


Mir ist es wichtig, die Gründe für die hohe Arbeitslast und die mangelnden Ressourcen genauer zu betrachten. Unzureichende Personalbesetzung, ineffiziente Arbeitsprozesse oder eine schlechte Arbeitsorganisation sind Faktoren, die zu einem Anstieg von Überstunden führen. Dafür ist es entscheidend, systematische Lösungen zu finden, um die Arbeitsbelastung langfristig zu reduzieren und die Ressourcen optimiert einzusetzen.


Wir wissen nun, dass ein kontinuierliches Überstundenmuster negative Folgen für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Betroffenen hat. Die physische und psychische Belastung durch längere Arbeitszeiten führt zu Stress, Müdigkeit, Schlafmangel und letztendlich im schlimmsten Fall zu einem Burnout führen.


Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber*innen, aber auch die Mitarbeitenden gleichermaßen die Bedeutung einer ausgewogenen Work-Life-Balance erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Überstunden zu reduzieren.


Deshalb sind eine effektive Arbeitsorganisation und klare Prioritätensetzung essentielle Elemente. Indem klare Zielsetzungen definiert, Arbeitsabläufe optimiert und realistische Zeitpläne erstellt werden, können Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit besser managen und damit Überstunden reduzieren und im besten Fall sogar komplett elemineren.


 

Ich möchte einmal von vorne beginnen: Bei den Ursachen


1. Arbeitslast


Die steigende Komplexität und Quantität der Aufgaben führt dazu, dass die normale Arbeitszeit oft nicht ausreicht, um alle Aufgaben pünktlich abzuschließen. Arbeitsdruck, Deadlines und Projektaufschübe führen zu einer erhöhten Arbeitslast, die es den Menschen schwer macht, innerhalb der normalen Arbeitszeit alle Anforderungen zu bewältigen. Mir fallen hier vor allem alle Care-Berufe ein - diese leiden besonders unter dem Fachkräftemangel. Tatsächlich machen die meisten Überstunden aber Unternehmensberater*innen. Jetzt mag man sagen: 'ja, dafür verdienen die auch sehr gut'. Hilft aber nichts: krank werden sie trotzdem von der vielen Arbeit. Aber auch Selbstständige und Führungskräfte gehören zu den am häufigsten genannten Berufsgruppen, die Überstunden machen.


2. Mangelnde Ressourcen


Wenn eine zu geringe Anzahl an Mitarbeitern zur Verfügung steht, führt das zur Überlastung der bestehenden Mannschaft. Zusätzlich fehlende Weiterbildungsmaßnahmen oder veraltete oder falsch angelegte Arbeitsprozesse führen dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ineffizient arbeiten und nicht genug Zeit haben, um ihre Aufgaben innerhalb der regulären Arbeitszeit abzuschließen. Bis zu 40% der Arbeitszeit gehen übrigens durch unnötige Arbeiten verloren, wusstest du das?


Mangelnde Ressourcen können aber auch unnötige Warte- und Liegezeiten sein, weil benötigtes Material nicht vorhanden ist. Dadurch verzögern sich wiederum Prozesse und Aufträge werden ohne Überstunden nicht rechtzeitig fertig.


3. Konstante Erreichbarkeit


Handynutzung
Ständige Erreichbarkeit macht Stress

Mein Lieblingsthema: Die fortschreitende Digitalisierung und die ständige Erreichbarkeit durch E-Mails und Online-Kommunikation sind ein weiterer Grund für (häufig unbemerkte) Überstunden. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, sich von der Arbeit zu lösen und eine klare Trennung zwischen Berufs- und Privatleben herzustellen.






Eine ständige Erreichbarkeit führt dazu, dass Mitarbeitende auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten mit beruflichen Anforderungen konfrontiert werden. Schnell der Blick auf die Mails im Handy und kurz geantwortet. Den Anruf des Kunden auch noch nach Feierabend annehmen und Aufgaben an Mitarbeitende delegieren.


Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen und eine klare Abgrenzung findet häufig nicht mehr statt. Selbst wenn die Mails und Anrufe nicht gleich verarbeitet werden: Sie sind im Bewusstsein und arbeiten im Hintergrund.


 

Was hat das für Auswirkungen auf die Mitarbeitenden?


1. Gesundheitliche Belastung


Regelmäßige Überstunden führen zu einer erheblichen gesundheitlichen Belastung. Der erhöhte Arbeitsdruck und die damit verbundenen Stressfaktoren führen zu Symptomen wie Schlafmangel, Erschöpfung, Konzentrationsstörungen und sogar zu ernsteren gesundheitlichen Problemen wie Herz-Kreislauf-Erkrankungen oder psychischen Erkrankungen. Langfristig kann dies zu einem Burnout und zu einer Abnahme der allgemeinen Lebensqualität führen, wie ich bereits eingangs erläutert habe.


Herz-Kreislauf-System
Schlafmangel wirkt sich langfristig auf die Gesundheit aus


Daher ist es wichtig, auf sich selbst zu achten und Stressmanagementtechniken einzusetzen. Dazu gehören zum Beispiel das Setzen von Grenzen (hierzu haben wir extra einen Kurs entwickelt). Das Erlernen von Entspannungstechniken wie Meditation oder regelmäßige Bewegung, eine ausgewogene Ernährung und ausreichend Ruhepausen.






2. Negativer Einfluss auf das Privatleben


Überstunden beeinträchtigen das Privatleben stark. Wenn Menschen regelmäßig Überstunden machen, bleibt zu wenig Zeit für Familie, Freunde und Hobbys. Die fehlende Work-Life-Balance führt zu Unzufriedenheit und verstärkt zwischenmenschlichen Probleme wie Konflikte in der Familie oder im Freundeskreis. Das Fehlen von regenerativen Beziehungen, Begegnungen und Tätigkeiten wirkt sich zudem negativ auf das allgemeine Wohlbefinden der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus.


Eine ständige Erreichbarkeit während der Freizeit stört außerdem Beziehungen. Als Partner*in ständig die Firma als Konkurrent um die Aufmerksamkeit zu haben, zermürbt fast jedes Verhältnis.


Daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und eine ausgewogene Work-Life-Balance zu schaffen, um den negativen Einfluss auf das Privatleben zu minimieren. Die Planung von Freizeitaktivitäten, das Festhalten an festen Ruhezeiten und das Kommunizieren von Bedürfnissen mit Familie und Freunden helfen, das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wiederherzustellen.


3. Mangelnde Produktivität


Die Forschungsgruppe Rand Europe hat 2016 in einer Studie nachgewiesen, dass in Deutschland über 200 000 Arbeitsstunden durch die Folgen von übermüdeten Arbeitnehmer*innen verloren gehen. Wer also wegen Überstunden zu wenig schläft, wird weniger effektiv arbeiten und die Anfälligkeit für Fehler steigt. Das wiederum hat Nacharbeit und Reklamationsmanagement zur Folge, was im Zweifel wieder Mehrarbeit nach sich zieht. Ein Teufelskreis, der durchbrochen werden muss.


Um die Produktivität trotz erhöhtem Arbeitsaufwand aufrechtzuerhalten, muss man eigene Grenzen (er)kennen und strategische Arbeitspausen einplanen. Kurze Pausen, in denen man sich bewegt, entspannt oder etwas anderes tut, können die Konzentration und Effektivität steigern. Eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu pflegen, um eventuelle Engpässe rechtzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu finden.


 

Nicht nur die Mitarbeitenden leiden unter den Auswirkungen - auch für Unternehmen sind die Folgen nicht unerheblich:


1. Kosten


Die Bezahlung von Überstunden belastet die Personalkosten erheblich und damit das Budget des Unternehmens. Regelmäßige Überstunden führen langfristig zu einer erheblichen Kostensteigerung. Zudem führen Überstunden zu Krankheitsausfällen aufgrund der bereits oben genannten Folgen, was die Produktivität und betriebliche Kontinuität weiter beeinträchtigt.


Budget
Überstunden belasten das Budget

Daher muss es Unternehmen wichtig sein, Überstunden so gering wie möglich zu halten, effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass die Ressourcen des Unternehmens angemessen verteilt werden.


2. Image und Mitarbeiterbindung


Ein Unternehmen, das für regelmäßige Überstunden bekannt ist, kann ein negatives Image erhalten und Schwierigkeiten haben, talentierte und gute Fachkräfte anzuziehen und langfristig zu binden. Die Menschen können es sich aussuchen, zu welchen Arbeitgebern sie gehen. Die Konkurrenz ist groß und als Arbeitnehmer*in wird Wert auf eine gute Work-Life-Balance und das eigene Wohlbefinden gelegt.


Zudem führt übermäßige Arbeitsbelastung, die durch regelmäßige Überstunden entsteht, zu einer hohen Fluktuation und wird das Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommen. Hier müssen flexible Arbeitszeitmodelle geschaffen werden, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden so gut wie möglich einzubinden.


3. Qualitäts- und Leistungseinbußen


Durch regelmäßige Überstunden sinkt langfristig die Motivation der Mitarbeitenden und die Arbeitsqualität wird negativ beeinflusst. Das Zeit- und Ressourcen-Management wird vernachlässigt, was dann wieder zu ineffizienten Arbeitsprozessen führt.


Die Qualität der Arbeit leidet, was sich langfristig auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirkt. Es ist wichtig, die Arbeitsbelastung effektiv zu managen, um die Motivation und Arbeitsqualität der Mitarbeiter hochzuhalten und somit auch die Reputation der Firma zu erhalten.


 

Wie können Überstunden vermieden werden?


1. Ressourcenplanung


Der wichtigste Punkt: Eine realistische Einschätzung der Arbeitslast und eine angemessene Personalbesetzung. Häufig wird auf weiteres Personal verzichtet, um Kosten zu sparen - am Ende übersteigen die Nachfolgekosten von einer zu dünnen Personaldecke die Kosten bei weitem, was eine zusätzliche Person hätte bewirken können.


Investitionen in Weiterbildungen und Schulungen steigern die Effizienz der Mitarbeitenden und helfen, dass sie aufgrund der neuen Kenntnisse, ihre Arbeit schneller und effektiver erledigen können. Die Einführung von klar strukturierten Arbeitsprozessen, bei denen Arbeitsabläufe optimiert und Engpässe vermieden werden, trägt ebenfalls dazu bei, Überstunden zu reduzieren. In unserem intensiven zwei-Tages-Kurs zeigen wir dir, wie du die Abläufe in deinem Unternehmen so steuerst, dass du keine Brände mehr löschen musst.


2. Förderung einer gesunden Work-Life-Balance


Ja, ich weiß, ein abgedroschener Begriff. Aber damit weiß jede*r etwas anzufangen und was ich meine. Ein unterstützendes Arbeitsumfeld schaffen, flexible Arbeitszeiten anbieten und Mitarbeiter ermutigen, Pausen zu machen und Abschalten außerhalb der Arbeitszeit zu fördern.


Frau mit Sportdress und Anzug
Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig für die Effizienz

Das Unternehmen sollte - sofern möglich - flexible Arbeitszeiten anbieten, um den Mitarbeitern mehr Freiheit bei der Planung ihres Arbeitstages zu geben. Stichwort Vereinbarkeit von Familie und Beruf.


Aber auch die Erholung währen der Arbeit ist wichtig: Dies kann beispielsweise durch die Einrichtung von Rückzugsräumen oder die Umsetzung von Maßnahmen zur Stressreduktion geschehen.






Keine konstante Erreichbarkeit! Es ist es wichtig und für mich unabdingbar, klare Grenzen zu setzen und den eigenen Arbeitstag bewusst abzuschließen. Arbeitgeber*innen sollten ihre Mitarbeiter darin unterstützen, indem sie klare Kommunikationsrichtlinien etablieren und den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, in ihrer Freizeit abzuschalten, ohne mit Arbeitsanfragen konfrontiert zu werden.


3. Effektive Kommunikation


Klare Aufgabenverteilung, regelmäßige Meetings zur Projektplanung und eine offene Kommunikation über Zeitrahmen und Prioritäten minimieren Missverständnisse und Überstunden.


Wenn Mitarbeitende genau wissen, welche Aufgaben sie zu erledigen haben und welche Fristen zu beachten sind, werden sie effizienter arbeiten. Regelmäßige Kommunikation über Zeitrahmen, Prioritäten und eventuelle Engpässe hilft dabei, Arbeitsabläufe besser zu koordinieren und Überstunden zu minimieren. Auch zum Thema Kommunikation bieten wir ein Intensiv-Seminar an.


4. Technologie nutzen


Tastatur mit Schraubschlüssel
Mit den richtigen Tools zu mehr Effizienz

Die Automatisierung von Routineaufgaben und die Nutzung von Projektmanagement-Tools sparen Zeit und steigern die Produktivität. Das ermöglicht den Mitarbeitenden, ihre Zeit für wichtigere Aufgaben zu nutzen. Projektmanagement-Tools wie Kanban-Boards helfen ebenfalls dabei, Aufgaben und Fristen effizienter zu organisieren. Die smarte und intelligente Nutzung von entsprechenden Tools trägt zur Steigerung der Produktivität bei und hilft, Überstunden zu vermeiden.





Alle diese Lösungsansätze können in Kombination miteinander eingesetzt werden, um Überstunden zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Eine gute Ressourcenplanung, die Förderung einer gesunden Work-Life-Balance, effektive Kommunikation und die intelligente Nutzung von Tools tragen dazu bei, die Produktivität zu steigern und ein Überstundenproblem im Unternehmen zu lösen.



Wenn du Hilfe brauchst, um in deinem schlankere Prozesse und Abläufe zur Vermeidung von Überstunden zu etablieren, aber nicht so richtig weißt, wie: Kontaktiere uns und wir schauen, wie wir dir dabei helfen können.


Ich freue mich auf deine Kontaktaufnahme!


Herzlich - deine Natascha


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