5 systemische Stolpersteine im Officemanagement (und wie du sie erkennst)

Der Schein trügt: Warum Probleme selten an Personen hängen

„Die Assistenz ist unorganisiert.“

„Der Chef weiß nie, was er will.“

„Das Team kommuniziert schlecht.“

Solche Sätze höre ich häufig in meinen Trainings oder Beratungen. Und so verständlich sie auf den ersten Blick erscheinen - sie greifen meistens zu kurz. Denn oft liegt das eigentliche Problem nicht in der Person, sondern im System, in dem diese Person agiert.

Will heißen: Menschen handeln nie im luftleeren Raum. Sie sind eingebunden in unausgesprochene Erwartungen, gelebte Gewohnheiten, unklare Absprachen und gut gemeinte Routinen. Und genau diese systemischen Dynamiken sind es, die im Office-Alltag oft den größten Unterschied machen.

Praxisbeispiel: „Die Assistenz ist zu langsam“

Ein Klassiker: Eine Führungskraft beklagt sich darüber, dass ihre Assistenz Aufgaben zu langsam umsetzt. Auf den ersten Blick scheint das Problem eindeutig: mangelnde Effizienz, schlechte Organisation?

Bei näherem Hinsehen zeigt sich jedoch: Die Aufgaben kommen oft nur vage formuliert, ohne klare Priorität. Rückfragen sind nicht willkommen („Das ist doch klar“), Termine ändern sich ständig, und es gibt keine gemeinsame Struktur zur Übergabe oder Abstimmung. Die Assistenz reagiert also auf ein unsystematisches Umfeld - und versucht, das Beste daraus zu machen.

Das Problem ist also nicht die Assistenz, sondern ein System, das keine Klarheit über Verantwortung, Abläufe und Kommunikation bietet.

Was heißt eigentlich „systemisch“?

Systemisch zu denken bedeutet: Wir betrachten nicht nur das Verhalten einzelner Personen, sondern das gesamte Geflecht, in dem sie sich bewegen. Menschen handeln immer im Kontext - beeinflusst von unausgesprochenen Regeln, Gruppendynamiken, Machtverhältnissen und Erfahrungen.

Oder kurz gesagt:„Wer nur an der Oberfläche arbeitet, poliert das Chaos.“Wer wirklich Veränderung will, muss tiefer schauen - auf das, was wirkt, ohne dass es jemand ausspricht.

Die 5 häufigsten systemischen Stolpersteine im Officemanagement

Hier sind fünf typische systemische Blockaden, die ich immer wieder in Organisationen beobachte - und die oft übersehen werden:

1. Rollenunklarheit im Tandem

Wenn nicht klar ist, wer was entscheidet, entstehen Reibungsverluste. Assistenzen fühlen sich für alles verantwortlich, während Führungskräfte sich wundern, warum sie ständig Rückfragen bekommen.

Typisches Anzeichen: „Ich dachte, das machst du?“ - „Nee, ich dachte, du.“

Lösung: Klärt gemeinsam, welche Aufgaben autonom erledigt werden dürfen, wo Rücksprache nötig ist - und was komplett auf dem Tisch der Führungskraft bleibt.

2. Doppelte Kommunikationswege

„Zur Sicherheit“ schickt man Infos an alle - oder an niemanden. Informationen kommen nicht an, werden mehrfach weitergeleitet oder landen in der falschen Inbox.

Typisches Anzeichen: Drei Leute informieren dieselbe Person. Oder: Niemand fühlt sich zuständig.

Lösung: Etabliert klare Kommunikationswege - Wer informiert wen, wann und in welchem Format? Wer ist für welche Information verantwortlich?

3. Vermeidung statt Klarheit

Viele Teams vermeiden Konflikte - aus Angst vor Disharmonie. Probleme werden lieber ausgesessen oder „weggelächelt“. Doch echte Zusammenarbeit braucht Klarheit, nicht Konsens um jeden Preis.

Typisches Anzeichen: Meetings ohne Ergebnisse. Offene Punkte werden nicht angesprochen. „Alles gut!“ - aber niemand meint es so.

Lösung: Macht Platz für echte Gespräche. Trainiert konstruktives Feedback – und schafft Räume, in denen unangenehme Wahrheiten gesagt werden dürfen.

4. „Das haben wir schon immer so gemacht“

Oft sind es ungeschriebene Regeln, die echte Veränderung blockieren: Man nutzt Excel statt moderner Tools, druckt E-Mails aus oder organisiert Projekte „wie früher“. Diese Muster wirken stark - gerade, weil sie nie bewusst entschieden wurden.

Typisches Anzeichen: „So macht man das hier halt.“ - „Dafür sind wir nicht zuständig.“

Lösung: Macht implizite Regeln explizit. Fragt euch: Welche Routinen sind noch sinnvoll – und welche sind einfach nur bequem?

5. Machtspiele und Mikropolitik

Wer darf Entscheidungen treffen? Wer wird mitgedacht - wer übergangen? In vielen Organisationen existieren informelle Hierarchien, die weit mehr Einfluss haben als das Organigramm.

Typisches Anzeichen: Ideen werden ignoriert, weil sie von „unten“ kommen. Beteiligung wird vorgetäuscht, aber nicht gelebt.

Lösung: Sprecht bewusst über Macht, Einfluss und Verantwortung. Wer braucht welche Information, um gute Arbeit zu machen?

Praxisimpuls: So erkennst du, dass dein System dich bremst

Wenn du in deinem Team, deinem Tandem oder deiner Abteilung merkst: „Irgendwie funktioniert es nicht richtig“ - dann lohnt sich der systemische Blick. Im nächsten Abschnitt stelle ich dir Reflexionsfragen vor, mit denen du der wahren Ursache auf die Spur kommen kannst.

5 Reflexionsfragen für systemische Blockaden:

1. Was darf hier (nicht) gesagt werden?

2. Welche Entscheidungen werden offiziell - und welche „inoffiziell“ getroffen?

3. Welche informellen Regeln gelten, die nie ausgesprochen wurden?

4. Wer bringt Konflikte zur Sprache - und wer nicht?

5. Welche Routinen hinterfragen wir nicht, obwohl sie nicht mehr sinnvoll sind?

Nutze diese Fragen in Meetings, Retrospektiven oder Einzelgesprächen. Sie helfen, hinter die Fassade zu blicken - und den blinden Fleck zu beleuchten.

Wenn du mit deinem Team einen "Systematischen Selbstcheck” durchführen möchtest, kannst habe ich hier eine Bonus-PDF für dich erstellt, die du dir herunterladen und mit deinem Team bearbeiten kannst.

Fazit: Systeme lassen sich nicht steuern wie Maschinen – aber sie lassen sich verstehen

Wenn du dich ständig abstrampelst und trotzdem nicht weiterkommst, liegt es vielleicht nicht an dir - sondern am System, das dich bremst. Und das ist kein Vorwurf, sondern eine Einladung:Hör auf, nur an der Oberfläche zu optimieren. Fang an, systemisch zu denken.

Denn sobald du erkennst, was „unsichtbar“ wirkt - kannst du beginnen, Strukturen neu zu gestalten, Rollen zu klären, Dynamiken zu verändern. Genau das macht den Unterschied zwischen einem funktionierenden Office und einem, das ständig im „Feuerwehrmodus“ hängt.

Lust auf mehr Klarheit im System?

Ich unterstütze Teams, Assistenzen und Führungskräfte dabei, Verhaltensmuster zu erkennen, Rollen neu zu definieren und Zusammenarbeit bewusst zu gestalten.

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Dann melde dich gern - ich freue mich auf den Austausch.Gemeinsam machen wir aus systemischen Bremsen wieder produktive Bewegung.

Herzliche Grüße

Deine Natascha Schwemmle

Trainerin & systemische Sparringspartnerin für starke Zusammenarbeit im Office