Assistenz unter Druck: Was hilft, wenn alle gleichzeitig was wollen?
- Natascha mit Team
- vor 1 Tag
- 4 Min. Lesezeit
Wenn dein Postfach überläuft, vier Kolleg*innen gleichzeitig vor deinem Schreibtisch stehen und dein Chef parallel drei dringende To-dos diktiert – willkommen im ganz normalen Assistenzwahnsinn.
Multitasking ist hier keine Fähigkeit, sondern ein Überlebensmodus. Doch genau das ist das Problem: Wenn alle gleichzeitig etwas wollen, verlierst du nicht nur den Überblick, sondern auch deine Energie, deinen Fokus – und irgendwann deine gute Laune.
Aber: Es gibt Auswege. Und sie beginnen bei dir.
1. Realität anerkennen:
Der Druck ist real – aber du musst nicht alles gleichzeitig machen
Gerade Assistenzen haben oft das Gefühl, sofort reagieren zu müssen. Schnell, freundlich, lösungsorientiert. Und ja: Das ist ein Teil der Professionalität.
Aber nicht auf Kosten deiner Klarheit (oder Gesundheit)! Denn wenn du ständig nur im Reaktionsmodus bist, kommst du gar nicht mehr zum Denken oder Steuern – du wirst gesteuert.
Was wirklich hilft, ist Priorisierung.
Aber nicht nur im Kopf.
Sondern strukturiert und sichtbar für Alle.
Was passiert, wenn du einfach "weitermachst"
Du arbeitest immer für die lauteste Person – nicht für die wichtigste Aufgabe.
Du verlierst die Kontrolle über deine Zeit und damit auch über deinen Arbeitsflow.
Du setzt dich selbst unter Druck, weil du nicht mehr weißt, was „erledigt“ bedeutet.
Du wirst zum Flaschenhals, der alle retten soll – und niemanden mehr wirklich unterstützen kann.
Was stattdessen hilft: Ein klarer Prioritäten-Kompass
Du brauchst eine kleine, aber feine Entscheidungshilfe. Ein System, das dir in der Sekunde hilft, wenn drei Leute gleichzeitig „nur ganz kurz“ etwas wollen.
Dafür habe ich dir eine „Prioritäten-Checkliste für Assistenzen“ erstellt – als PDF zum Download, zum Ausdrucken oder zum digitalen Nutzen.
👉 Hier geht’s zur Prioritäten-Checkliste (Link zur PDF)
Diese Checkliste enthält:
5 strukturierte Schritte, die dich sofort aus der Reaktionsfalle holen
Reflexionsfragen, die du direkt im Stress nutzen kannst
Ein visuelles Entscheidungsmodell, basierend auf der Eisenhower-Matrix
Konkrete Formulierungen für Rückfragen an Chef oder Kolleg*innen
Und einen kleinen, aber mächtigen Mini-Ritual-Tipp, der dir jeden Tag Fokus schenkt
Beispiel: Wenn der Chef "schnell mal eben" was will…
…du aber eigentlich schon an einem Team-Report arbeitest UND eine Kundin auf Rückmeldung wartet?
Dann frag ihn direkt und freundlich:
„Was hat für Sie aktuell Priorität – der Report oder die Präsentation? Ich will beides gut vorbereiten, brauche aber Ihre Entscheidung, was ich zuerst angehen soll.“
Diese Frage zeigt:
Du hast den Überblick.
Du denkst mit.
Du willst Qualität – keine Husch-Husch-Lösungen.
Und sie macht klar: Nicht du priorisierst alles alleine. Du bindest die Führungskraft mit ein.
2. Prioritäten sichtbar machen – nicht nur für dich, sondern fürs ganze Team
Nachdem du dir (mithilfe der Prioritäten-Checkliste) mehr Klarheit verschafft hast über deine Prioritäten, geht es nun darum, diese auch extern für alle sichtbar zu machen.
Denn, wenn jeder ständig zu dir kommt und denkt, seine Aufgabe sei die wichtigste, ist das oft ein Zeichen, dass die Aufgaben, an denen du arbeitest, nicht allen bewusst sind und Prioritäten nicht im Vorhinein geklärt wurden.
Was du tun kannst:
Führe ein gemeinsames Tandem-Board oder ein einfaches Kanban-System ein, das zeigt, wer woran arbeitet
Bitte deine Führungskraft regelmäßig um einen Fokus-Abgleich („Was ist diese Woche am wichtigsten?“)
Nutze Tools wie Asana, Trello oder ein Whiteboard, das für alle sichtbar macht, wie viele Aufgaben auf deinem Tisch landen
3. Delegieren lernen – auch nach unten, zur Seite und digital
Nicht jede Aufgabe muss durch deine Hände gehen. Und auch nicht jede Aufgabe braucht dich in voller Tiefe.
Frag dich:
Was kann automatisiert werden? (z. B. Abwesenheitsmeldungen, Kalenderpflege mit Buchungstools wie Calendly)
Was kann weitergegeben werden? (z. B. an Werkstudierende, Azubis, externe Dienstleister oder andere Teammitglieder)
Was kann in eine Selbstbedienungs-Lösung überführt werden? (z. B. FAQ-Wiki im Intranet oder ein digitaler Teamordner)
Denn echte Entlastung entsteht nicht durch mehr leisten, sondern durch klüger organisieren.
4. Druck rausnehmen durch Klartext-Kommunikation
Gerade in stressigen Phasen braucht es eines ganz besonders: Klare Kommunikation.
Sätze wie:
- „Ich kann das gern machen, aber nicht gleichzeitig mit X – was hat Vorrang?“
- „Ich kann dich unterstützen, aber nur, wenn du mir kurz sagst, bis wann es wirklich gebraucht wird.“
- „Ich merke gerade, dass zu viele Anfragen gleichzeitig kommen – ich sortiere kurz und melde mich gleich wieder.“
…helfen nicht nur dir, sondern auch deinem Gegenüber. Denn oft ist dem anderen gar nicht bewusst, wie viel gerade auf deinem Tisch liegt.
5. Und wenn’s doch zu viel wird? Dann brauchst du eins: Rückhalt.
Kein System funktioniert, wenn der Druck dauerhaft steigt – und niemand hilft, ihn zu regulieren.
Deshalb ist es essenziell, dass du…
regelmäßige Check-ins mit deiner Führungskraft nutzt, um Überlastung anzusprechen
ein Gefühl dafür entwickelst, wann du NEIN sagen darfst und musst
nicht nur nach Lösungen für heute, sondern auch nach Strukturen für morgen suchst
Denn eine starke Assistenz funktioniert nur dann gut, wenn sie nicht ständig über ihre Grenzen geht – sondern sich bewusst innerhalb ihrer Stärke bewegt.
Noch ein paar kleine Gedankenanker für hektische Zeiten:
"Ich schaffe alles" ist eine Lüge. – Wähl besser: „Ich entscheide, was ich jetzt tue.“
„Dringend“ ist nicht gleich „wichtig“. – Es ist okay, auch mal „nicht jetzt“ zu sagen.
Hilfreich sein heißt nicht: sich selbst vergessen. – Du darfst Pausen machen.
Wer immer erreichbar ist, wird auch immer beansprucht und wer immer “Ja” sagt, wird mit ständig neuen Aufgaben “beladen” - Du darfst auch “nein” sagen oder delegieren!
Fazit: Du bist keine Maschine. Und du bist nicht allein.
Assistenz unter Druck ist kein Einzelfall – sondern ein systemisches Thema, das viele betrifft. Entscheidend ist, dass du dir selbst Erlaubnis gibst, besser für dich zu sorgen.
Du musst nicht schneller werden. Du musst nicht noch mehr gleichzeitig schaffen.Was du brauchst, ist System, Kommunikation – und vielleicht auch mal professionelle Begleitung, die dich stärkt.
Lust, das Ganze mit System anzugehen und mehr Klarheit, Struktur und Priorisierung in deinen Alltag bringen?
Dann begleite ich dich oder dein Team gerne in einem 1:1 Coaching, einem interaktiven Workshop oder einem Impulsvortrag rund um Zeitmanagement & Chefentlastung.
In meinen Seminaren und Coachings zeige ich dir, wie du:
deinen Alltag stressfreier strukturierst
souveräner mit Druck und Erwartungen umgehst
dein Standing im Tandem mit der Führungskraft stärkst
👉 Buche dir hier ein unverbindliches Erstgespräch oder
👉 Schreibe mir einfach und wir schauen gemeinsam, wie ich dich unterstützen kann.
Herzliche Grüße,
Natascha Schwemmle – Trainerin & Coach für starke Zusammenarbeit im Office
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