Wie viel Nähe ist zu viel? Professionelle Distanz in der Assistenzrolle

„Ich verstehe mich so gut mit meinem Chef – aber manchmal ist es auch schwierig.“

Diesen Satz höre ich regelmäßig in Trainings und Coachings. Nähe ist wichtig in der Assistenzrolle: Sie schafft Vertrauen, verkürzt Kommunikationswege und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit. Doch genau darin liegt auch die Herausforderung.

Nähe – warum sie so wertvoll ist

Assistenz ist Vertrauensarbeit. Wer eng mit der Führungskraft zusammenarbeitet, kennt deren Denkweise, Prioritäten, Arbeitsstil und auch persönliche Eigenheiten. Ein gutes Verhältnis hilft, proaktiv zu handeln, Termine besser zu steuern und Aufgaben im Sinne der Führungskraft vorzubereiten.

Nähe bedeutet auch:

• Verständnis für Stressphasen

• Wissen, wann man lieber abwartet

• Offenheit in der Kommunikation

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Doch wo wird Nähe zu viel?

Hier ein Praxisbeispiel:

Lisa ist Assistenz der Geschäftsführung. Sie versteht sich blendend mit ihrem Chef. Er vertraut ihr nicht nur berufliche Aufgaben an, sondern erzählt auch von privaten Problemen. Sie fühlt sich geehrt und gibt gern Ratschläge. Doch mit der Zeit bemerkt sie, dass sie sich verantwortlich fühlt, ihn emotional aufzufangen. Sie kann nicht mehr klar abgrenzen, wann sie als Assistenz spricht und wann als Freundin. Bei der letzten Gehaltserhöhung traute sie sich kaum zu verhandeln – schließlich wollte sie ihn nicht „noch mehr belasten“.

Hier verschwimmen die Rollen. Nähe wurde zur Belastung.

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Was bedeutet professionelle Distanz?

Professionelle Distanz heißt nicht, kalt oder unnahbar zu sein. Sie bedeutet:

• Klarheit über deine Rolle: Du bist Assistenz, keine beste Freundin oder Therapeutin.

• Klare Grenzen setzen, wenn Themen dich emotional belasten oder außerhalb deiner Zuständigkeit liegen.

• Aufgaben kritisch prüfen: Ist das ein Assistenzthema oder ein Privatproblem?

• Respektvolle Kommunikation: Offen, wertschätzend, aber ohne private Verstrickung.

Stelle dir folgende Reflexionsfragen für deinen Arbeitsalltag:

1. Wo bin ich meinem Chef oder Kollegen zu nah? Teile ich Informationen, die nicht in den Job gehören?

2. Welche Aufgaben übernehme ich, die nicht zu meiner Rolle gehören? Organisiere ich z.B. private Arzttermine oder berate ich bei Beziehungsproblemen?

3. Fühle ich mich unwohl bei manchen Erwartungen? Z.B. „Können Sie das schnell für mich privat bestellen?“

4. Wie würde ich mich verhalten, wenn morgen eine neue Führungskraft käme? Würde ich dieselben Themen teilen?

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Meine Tipps für eine gesunde Balance zwischen Nähe und Distanz

✔ Halte Smalltalk persönlich, aber nicht privat (z.B. „Wie war Ihr Wochenende?“ statt private Details zu besprechen).

✔ Sage klar „Nein“, wenn dich Aufgaben außerhalb deiner Verantwortung belasten.

✔ Achte auf deine Körpersprache und Sprache – professionell, wertschätzend, klar.

✔ Vereinbare mit deiner Führungskraft regelmäßige Erwartungsgespräche, um Rollen und Grenzen zu reflektieren.

✔ Bewahre dir deine Unabhängigkeit. Nur so kannst du souverän auftreten, auch bei kritischen Themen oder Gehaltsverhandlungen.

Nähe ist gut und wichtig. Professionelle Distanz macht dich jedoch souverän, respektiert und schützt deine emotionale Gesundheit.

Du willst mehr über eine perfekte und professionelle Tandemarbeit wissen? Dann kontaktiere mich gerne.

Herzlich,

Deine Natascha