Von der Schaltzentrale zum Sparringspartner

Warum modernes Officemanagement mehr ist als Organisation

---

Was viele noch unter „Sekretariat“ verstehen – und warum das längst nicht mehr reicht

Auch 2025 denken viele Menschen beim Begriff „Assistenz“ oder „Office-Management“ noch an klassische Vorstellungen: Telefon, Terminkalender, Kopierer. „Die gute Seele des Hauses“, die irgendwie alles regelt – aber eben nur im Hintergrund. Diese Rollenbilder stammen aus einer Zeit, in der Assistenzen rein unterstützend arbeiteten und selten in strategische Entscheidungen einbezogen wurden.

Doch genau das ändert sich gerade. Denn in einer Arbeitswelt, die immer dynamischer, technischer und komplexer wird, sind es genau diese Menschen, die das Unternehmen am Laufen halten und zum Rückgrat von Organisationen werden. 

Moderne Office-Manager:innen sind nicht mehr nur Assistenz und Organisationstalent, sondern ebenso Schnittstellen-Profis, Prozess-Expert:innen, Kulturbotschafter:innen und zunehmend auch strategische Partner:innen auf Augenhöhe. 

Ihre Rolle muss endlich neu gedacht und aktiv weiterentwickelt werden – besonders in Verwaltungen und kleinen bis mittelständischen Unternehmen (KMU), wo alte Strukturen oft noch tief verankert sind.

Wer in den heutigen Zeiten Office-Management nur als Zuarbeit versteht, verpasst enormes Potenzial.

Der Wandel: Von der Verwaltungskraft zur Schlüsselrolle

Office-Manager:innen sind heute keine reinen Verwalter:innen mehr – sie sind aktive Mitgestalter:innen, die Verantwortung für reibungslose Abläufe, nachhaltige Kommunikation und smarte Chefentlastung übernehmen.

Die Anforderungen an Office-Manager:innen sind heute deutlich komplexer und vielseitiger als noch vor zehn Jahren. Wer in dieser Rolle erfolgreich sein möchte, braucht neben Organisationstalent auch: systemisches Denken, Kommunikationsstärke, technische Affinität, Empathie, Prozessverständnis und manchmal auch Führungskraft – ohne Führungsverantwortung.

In meinen Coachings höre ich oft: „Ich bin doch nur die Assistenz…“ – dabei liegt genau hier das Missverständnis. Wer heute im Office-Management arbeitet, ist nicht „nur“ Assistenz, sondern der entscheidende Dreh- und Angelpunkt für reibungslose Abläufe, gute Teamkommunikation und strategische Entlastung der Führung.

Denn erfolgreiche Office-Manager:innen…

• bringen Ordnung in Prozesse, die zuvor im Chaos versunken sind,

• agieren als Schnittstelle zwischen Führungskraft, Team und Kund:innen,

• begleiten Changeprozesse aktiv mit,

• und fördern eine Unternehmenskultur, in der Zusammenarbeit funktioniert.

Zu den neuen Aufgaben von Office-Manager:innen zählen also auch:

• Prozesssteuerung & Digitalisierung: Tools, Abläufe, Automatisierung

• Kommunikationsschnittstelle: Zwischen Teams, Führung & Kunden

• Changebegleitung: Veränderungen nicht nur umsetzen, sondern aktiv gestalten

• Tandem-Kooperationen: Assistenz & Führungskraft als eingespieltes Team

Doch genau da, wo diese neue Rolle beginnt, scheitert sie in der Praxis oft an ganz alltäglichen Dingen…

Die Praxis: Wo es (noch) nicht funktioniert

In meinen Seminaren und Beratungen sehe ich immer wieder, wo es hakt:

• Mikromanagement durch die Führungskraft

• Unklare Zuständigkeiten & Rollenbilder

• „Sag mir einfach, was ich tun soll“-Mentalität

• Überforderung durch fehlende Struktur & Priorisierung

Viele Assistenzen arbeiten unter Vorgesetzten, die nicht delegieren können – aus Angst vor Kontrollverlust oder schlichtem Zeitmangel. Es fehlt an klaren Rollenbildern, Zuständigkeiten und Absprachen. 

Assistenzen übernehmen Aufgaben, ohne dass ihnen die nötigen Entscheidungsbefugnisse gegeben werden – oder sie trauen sich selbst nicht, Verantwortung einzufordern. Gleichzeitig ist der Arbeitsalltag oft von spontanen Anforderungen, ständigen Unterbrechungen und fehlender Struktur geprägt.

Das Ergebnis? Wenn ein Tandem aus Assistenz und Führungskraft nicht auf Augenhöhe funktioniert, dann entstehen:

❌ Reibungsverluste,

❌ doppelte Arbeit,

❌ Frust und Rückzug,

❌ ineffiziente Prozesse,

❌ und das Gefühl: „Ich bin nur die Assistenz.“ oder totale Überforderung und das Gefühl “ich werde nie fertig”.

Ein Beispiel aus meiner Praxis:Ich wurde in ein mittelständisches Unternehmen geholt, weil die Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsführung und der Assistenz einfach nicht rund lief. Auf den ersten Blick wirkte alles wie ein klassisches Zeitmanagement-Problem – Termine wurden doppelt vergeben, wichtige Informationen gingen verloren, Besprechungen zogen sich endlos ohne klares Ergebnis. Im Tandem-Coaching zeigte sich dann sehr schnell: Es lag weder an fehlender Kompetenz noch am Engagement – sondern an fehlender Abstimmung, unausgesprochenen Erwartungen und einer Kommunikation, die eher reaktiv als vorausschauend war.

Wir haben dann gemeinsam Rollen geklärt, ein einfaches Priorisierungssystem etabliert und feste Check-ins eingeführt. Die Veränderung war spürbar – nicht nur im Tagesgeschäft, sondern auch im Miteinander: Die Assistenz fühlte sich endlich als Sparringspartnerin ernst genommen, und die Geschäftsführung konnte sich auf den Rücken freihalten lassen, ohne ständig kontrollieren zu müssen.

Dieses Beispiel zeigt mir immer wieder: Gute Zusammenarbeit ist keine Glückssache – sie ist gestaltbar.

Selbst-Check: Wie arbeitet ihr im Tandem?

Wenn du wissen möchtest, wie gut ihr im Tandem zusammenarbeitet, kannst du dir gerne meine Checkliste herunterladen und die 5 Fragen zur Standortbestimmung eurer Zusammenarbeit beantworten.

👉  Hier Checkliste zum Selbst-Check “Tandem-Zusammenarbeit” herunterladen

Die 5 Säulen gelingender Zusammenarbeit

In meinen Coachings erlebe ich oft: Die Assistenz macht einen großartigen Job – und trotzdem knirscht es in der Zusammenarbeit mit der Führungskraft. Informationen versickern, Termine kollidieren, Prioritäten bleiben unklar. Das frustriert beide Seiten – und kostet unnötig Energie.

Genau an diesem Punkt setze ich mit meinem Modell an:Die 5 Säulen gelingender Zusammenarbeit.Sie helfen Tandems dabei, sich neu auszurichten – nicht nur organisatorisch, sondern auch im Rollenverständnis.

Was steckt dahinter?

• Erwartungen klären – Was wird wirklich voneinander gebraucht?

• Strukturen schaffen – Welche Abläufe entlasten im Alltag?

• Prioritäten setzen – Was hat Vorrang – und was kann warten?

• Proaktiv handeln – Wie kann die Assistenz zwei Schritte vorausdenken?

• Klar kommunizieren – Wie gelingt Verständigung ohne Reibungsverluste?

  
  

Wir arbeiten dabei mit Reflexionsfragen, Praxisbeispielen und einfachen Tools, die sich direkt umsetzen lassen – individuell zugeschnitten auf das jeweilige Tandem.

Das Ziel: Weniger Missverständnisse, mehr Wirksamkeit – und eine Zusammenarbeit, die trägt.

Methoden, die wirken: Tools für die 5 Säulen der Zusammenarbeit

Diese 5 Säulen lassen sich mit ganz konkreten Methoden und Tools sofort in den Office-Alltag integrieren. In meinen Trainings arbeite ich deshalb bewusst mit Werkzeugen, die praxisnah, leicht anwendbar und wirksam sind.

1. Erwartungsmanagement: Delegationsmatrix & Rollenklärung

Ein wirkungsvolles Tool ist hier die Delegationsmatrix nach Jurgen Appelo. Sie hilft, gemeinsam mit der Führungskraft zu klären:

• Was darf ich selbst entscheiden? 

• Wo brauche ich Rücksprache? 

• Wo will die Führungskraft eingebunden sein – und wo nicht mehr?

Die Matrix zeigt auf einen Blick, wie viel Verantwortung bereits übertragen wurde – und wo noch Potenzial liegt. Ein starkes Instrument, um Chefs zum Loslassen (und Assistenzen zum Übernehmen) zu befähigen.

2. Struktur: Kanban-Board & Weekly Review

Struktur beginnt mit Sichtbarkeit. Ein Kanban-Board (digital z. B. via Trello, Notion oder analog auf einem Whiteboard) visualisiert Aufgaben und Projekte übersichtlich in den Spalten:

📝 To do - 🛠 In Arbeit - ✅ Erledigt

Ergänzt wird es durch eine wöchentliche Rückschau, bei der Aufgaben neu priorisiert, Engpässe identifiziert und Übergaben geplant werden – z. B. in einer kurzen „Weekly Review“ mit der Führungskraft oder dem Team.

3. Priorisierung: Eisenhower-Matrix & Fokus-Check

Die Eisenhower-Matrix hilft, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden. In Trainings wird sie oft zum Aha-Erlebnis – weil viele erkennen, wie viel Zeit sie mit Aufgaben verbringen, die dringend, aber nicht wichtig sind.

In der Praxis kombiniere ich das oft mit einem Fokus-Check: 3 Fragen am Tagesstart:

1. Was ist heute das Wichtigste?

2. Was kann ich delegieren?

3. Wo ist „gut genug“ besser als „perfekt“?

4. Proaktivität: Tagesstruktur-Tandemboard & Frühwarnsystem

Das von mir entwickelte Tagesstruktur-Tandemboard ist ein Planungs- und Abstimmungs-Tool, das die Zusammenarbeit zwischen Assistenz & Führungskraft verbessert.Darin werden feste Routinen, geplante Puffer, Fokuszeiten und Übergaben sichtbar gemacht – in einem gemeinsamen Kalender- oder Aufgaben-Dashboard.

Zusätzlich trainieren wir in Coachings das Prinzip eines Frühwarnsystems: Statt erst zu reagieren, wenn’s brennt, werden Risiken proaktiv angesprochen – inkl. vorbereiteter Lösungsvorschläge.

5. Kommunikation: Feedback-Loop & Klartext-Training

Kommunikation ist nicht nur „miteinander reden“. In meinen Trainings üben wir gezielt:

• Feedforward statt Feedback: Konstruktive Rückmeldung mit Zukunftsorientierung

• Mini-Check-ins für Abstimmungen: 10-Minuten-Gespräche für bessere Übergaben

• Klartext mit Haltung: Wie sage ich freundlich, aber bestimmt, was ich brauche?

Das Ziel: Weniger Interpretationsspielraum, mehr Klarheit und Vertrauen.

Vom „Sag mir, was ich tun soll“ zum „Ich hab da schon was vorbereitet“

Wer heute im Office arbeitet, hat die Chance, nicht nur mitzumachen, sondern mitzugestalten. Die Voraussetzung: Klarheit über die eigene Rolle, Mut zur Verantwortung, Offenheit für Neues und Lust auf Weiterentwicklung.

In meinen Coachings erlebe ich regelmäßig, wie Menschen durch gezielte Impulse wachsen – und wie aus „Ich bin halt nur die Assistenz“ plötzlich „Ich bin Sparringspartner:in für meine Führungskraft“ wird.

Fazit: Office-Management ist Leadership – nur anders

Modernes Office-Management ist kein Servicejob. Es ist Leadership auf eigene Art.

Office-Manager:innen von heute sind keine Zuarbeiter:innen, sondern Gestalter:innen.Sie schaffen Strukturen, ermöglichen Prozesse, entlasten Führung – und halten Teams zusammen.

Wer diese Rolle ernst nimmt, kann sich gezielt weiterentwickeln, Verantwortung übernehmen und zum echten Erfolgsfaktor im Unternehmen werden.

Und genau dabei begleite ich dich – mit meinem ganzheitlichen Ansatz und über 30 Jahren Erfahrung in der Assistenz, im Coaching und in der Organisationsentwicklung.

Einladung zur Zusammenarbeit

Du willst vom „Verwaltungsprofi“ zur strategischen Partner:in wachsen?Du willst endlich klar und souverän auftreten – und die Zusammenarbeit mit deiner Führungskraft aufs nächste Level bringen?

Du willst den nächsten Schritt gehen – raus aus dem Reaktionsmodus, rein in eine strategisch starke Rolle? Du wünschst dir ein echtes Tandem mit deiner Führungskraft oder möchtest dein Team professionell begleiten lassen?

Dann lade ich dich ein zu:

🧭 Tandem-Coaching für Assistenz & Führungskraft

📚 Seminar: Chefentlastung mit System

🎤 Impulsvortrag für dein Team oder Netzwerk

Schreib mir direkt oder vereinbare einen Termin zu einem persönlichen und unverbindlichen "Discovery-Call".

Ich freue mich darauf, euch auf dem Weg vom Schreibtisch zur Sparringspartnerschaft zu begleiten. Denn Office-Held:innen sind heute mehr als nur gut organisiert – sie sind Gamechanger.

Gemeinsam machen wir aus Office-Organisation echte Office-Exzellenz.

Herzliche Grüße

Natascha Schwemmle

Trainerin & Tandem-Coach für starke Zusammenarbeit im Office