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Das Projektmanagement-Tool "Trello" - Erste Schritte

Wenn es darum geht, Projekte effizient zu organisieren und Teams zu koordinieren, ist Trello das Tool der Wahl für viele Unternehmen und Arbeitsgruppen. Trello hat sich als unverzichtbares Werkzeug etabliert, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren, zu verfolgen und zu optimieren. Mit seiner einfachen Benutzeroberfläche und der Vielzahl an Funktionen bietet Trello eine flexible Plattform, die für Projekte jeder Größe und Komplexität geeignet ist.


Projektmanagement - Tool "Trello"
Projektmanagement - Tool "Trello"

Doch bevor Du in die Tiefe der Funktionen von Trello eintauchen kannst, ist es wichtig, die

Grundlagen zu beherrschen und sich mit den ersten Schritten vertraut zu machen. In diesem Artikel werden wir Dir einen Überblick über die grundlegenden Funktionen von Trello geben, Dir zeigen, wie Du Dein erstes Board erstellst und Deine ersten Karten erstellen kannst, und Dir Tipps für eine erfolgreiche Nutzung dieses leistungsstarken Tools geben.


Keine komplizierten Prozesse mehr – mit Trello erreichst Du Einfachheit, Flexibilität und Spitzenleistung. Mit Boards, Listen und Karten behältst du den Überblick darüber, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.


Doch beginnen wir ganz von vorn. Zuerst einmal ist es sicherlich für Dich interessant, die Preise für dieses Tool zu wissen.


Trello bietet eine Auswahl an Preisplänen, die auf die Bedürfnisse verschiedener Nutzer zugeschnitten sind. Der Grundplan von Trello ist kostenlos und bietet bereits eine Vielzahl von Funktionen, die für viele Teams ausreichend sind. Mit diesem kostenlosen Plan können Nutzer viele Boards, Listen und Karten erstellen und grundlegende Automatisierungen mit Trello-Regeln nutzen. Dies ist eine großartige Option für Einzelpersonen, kleine Teams oder Teams, die gerade erst mit Trello starten.


Für Teams, die zusätzliche Funktionen und erweiterte Möglichkeiten wünschen, bietet Trello mehrere kostenpflichtige Pläne. Der Business Class-Plan bietet erweiterte Funktionen wie unbegrenzte Power-Ups, benutzerdefinierte Felder und erweiterte Verwaltungsfunktionen für Teams. Dieser Plan eignet sich gut für mittelgroße Teams oder Teams, die spezifische Anforderungen an ihr Projektmanagement haben.


Für große Unternehmen oder Teams, die umfassende Integrationen und erweiterte Sicherheitsfunktionen benötigen, bietet Trello den Enterprise-Plan an. Dieser Plan umfasst zusätzliche Funktionen wie Single Sign-On, erweiterte Berichterstattung und Prioritäts-Support. Der Enterprise-Plan richtet sich an große Organisationen mit komplexen Anforderungen an ihre Projektmanagement-Tools.


Die Preise für die kostenpflichtigen Pläne von Trello variieren je nach Anzahl der Nutzer und der gewählten Abrechnungsperiode. Es gibt auch spezielle Angebote für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen. Durch die Auswahl des richtigen Plans können Teams sicherstellen, dass sie alle benötigten Funktionen erhalten, um ihre Projekte effektiv zu verwalten und zu verfolgen, während sie gleichzeitig innerhalb ihres Budgets bleiben.


Trello-Board:


Ein Trello-Board ist wie eine digitale Pinnwand, auf der Du deine Projekte organisieren und verfolgen kannst. Stelle es Dir vor wie ein virtuelles Büro, in dem Du Deine Arbeit visualisieren und strukturieren kannst. Auf einem Board kannst Du verschiedene Listen erstellen, die die Phasen deiner Projekte darstellen - von der Planung bis zur Fertigstellung. Zum Beispiel könntest Du Listen haben für "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen".


In jeder Liste kannst Du dann Karten hinzufügen, die einzelne Aufgaben oder Ideen repräsentieren. Diese Karten können mit Text, Anhängen, Checklisten und Terminen versehen werden, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben. Du kannst die Karten einfach zwischen den Listen verschieben, um ihren Status zu aktualisieren, sodass Du immer genau weißt, woran Du und Dein Team gerade arbeiten.


Ein weiterer großer Vorteil von Trello-Boards ist die Zusammenarbeit. Du kannst deine Boards mit anderen teilen und Teammitglieder einladen, sie gemeinsam zu nutzen. Dadurch können alle Beteiligten in Echtzeit sehen, was passiert, Kommentare hinterlassen und Dateien hochladen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.


Insgesamt bieten Trello-Boards eine intuitive und flexible Möglichkeit, deine Projekte zu organisieren und im Blick zu behalten. Egal, ob Du an einem persönlichen Projekt arbeitest oder mit einem Team zusammenarbeitest, Trello-Boards können Dir helfen, effizienter zu arbeiten und Deine Ziele zu erreichen.


Trello
Trello Arbeitsbereich - Trello Board

Trello-Listen:


In Trello werden Listen verwendet, um die verschiedenen Phasen eines Tasks oder Projekts darzustellen. Stell Dir jede Liste als eine Phase oder einen Abschnitt vor, durch den eine Aufgabe geht, während sie abgeschlossen wird.


Zum Beispiel könntest Du eine Liste für "To-do" haben, in der alle Aufgaben aufgelistet sind, die noch erledigt werden müssen. Das sind im Grunde genommen die Dinge, die Du als Nächstes angehen möchtest. Sobald du an einer Aufgabe arbeitest, kannst Du sie in die Liste "Doing" verschieben. Hier ist der Ort, an dem Du Aufgaben platzierst, an denen Du gerade aktiv arbeitest.



Sobald Du eine Aufgabe abgeschlossen hast, kannst Du sie in die Liste "Done" verschieben. Das ist der Bereich, in dem Du alle erledigten Aufgaben auflistest und Dir selbst auf die Schulter klopfst für die gute Arbeit, die Du geleistet hast.


Diese Listen sind flexibel, also musst Du nicht nur diese drei haben. Du kannst so viele Listen erstellen, wie Du möchtest, und sie nach deinen eigenen Bedürfnissen benennen. Vielleicht hast Du eine Liste für "Wartend auf Rückmeldung" oder "In Überprüfung", um Aufgaben zu organisieren, die auf die Genehmigung oder Rückmeldung anderer warten.

Die Idee ist, dass Du durch das Verschieben von Aufgaben zwischen den Listen einen klaren Überblick darüber behältst, wo sich jede Aufgabe gerade im Prozess befindet. Das macht es einfacher, den Fortschritt zu verfolgen, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.


Trello-Karten:


Trello-Karten sind wie kleine digitale Karteikarten, auf denen Du Deine Aufgaben und alle wichtigen Details dazu festhalten kannst. Jede Karte repräsentiert einen Task oder eine Aufgabe, die Du erledigen möchtest. Sie sind der Kern deiner Arbeit in Trello.

In diesen Karten kannst Du alle Informationen speichern, die Du benötigst, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Das kann eine Beschreibung des Tasks sein, Checklisten mit einzelnen Schritten, Anhänge wie Dateien oder Bilder, Fälligkeitsdaten und sogar Labels oder Tags, um die Priorität oder den Typ der Aufgabe anzugeben.


Während Du an einer Aufgabe arbeitest, kannst Du die Karten einfach zwischen den Listen verschieben, um ihren Status anzuzeigen. Zum Beispiel könntest Du eine Karte von der Liste "To-do" in die Liste "Doing" verschieben, sobald Du mit der Arbeit daran beginnst. Und wenn Du fertig bist, verschiebst Du sie in die Liste "Done", um zu zeigen, dass die Aufgabe erledigt ist.


Diese Flexibilität macht Trello-Karten so wichtig. Sie ermöglichen es Dir, Deine Arbeit in überschaubare Stücke aufzuteilen, den Fortschritt zu verfolgen und effektiv zu priorisieren. Egal, ob Du alleine arbeitest oder in einem Team, Trello-Karten helfen Dir, organisiert zu bleiben und Deine Ziele zu erreichen.


Trello
Trello - Karte

Nutzung des Menüs in Trello


Auf der rechten Seite deines Trello-Boards findest du das Menü, das als zentrale Steuerungseinheit für dein Board dient. Dieses Menü bietet dir eine Vielzahl von Funktionen und Optionen, um dein Board effektiv zu verwalten und zu organisieren. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die du im Menü finden wirst:


  1. Verwaltung der Board-Berechtigungen: Über das Menü kannst du die Berechtigungen der Mitglieder deines Boards verwalten. Du kannst Mitglieder hinzufügen oder entfernen und ihre Zugriffsrechte entsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass jeder die passenden Berechtigungen hat.

  2. Einstellungen festlegen: Im Menü kannst du verschiedene Einstellungen für dein Board vornehmen. Dies umfasst das Ändern des Board-Hintergrunds, das Festlegen von Regeln und Richtlinien sowie das Anpassen der Sichtbarkeit deines Boards.

  3. Karten suchen: Die Suchfunktion im Menü ermöglicht es dir, schnell und effizient nach bestimmten Karten auf deinem Board zu suchen. Dies ist besonders nützlich, wenn du viele Karten und Listen hast und schnell eine bestimmte Information finden musst.

  4. Power-Ups aktivieren: Power-Ups sind Erweiterungen, die zusätzliche Funktionen und Integrationen zu deinem Trello-Board hinzufügen. Im Menü kannst du verschiedene Power-Ups aktivieren, wie z.B. Kalender, Zeiterfassung oder Integration mit anderen Tools wie Slack oder Google Drive.

  5. Automatisierungen erstellen: Mit Trello-Automatisierungen kannst du wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Im Menü kannst du Automatisierungen erstellen und anpassen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

  6. Aktivitäten-Feed: Der Aktivitäten-Feed im Menü zeigt alle Aktivitäten an, die auf deinem Board stattfinden. Du kannst nachvollziehen, welche Änderungen vorgenommen wurden, wer welche Karte aktualisiert hat und welche Aufgaben abgeschlossen wurden. Dies hilft dir, den Überblick über die aktuellen Geschehnisse zu behalten.

Trello
Trello Menü (rechts)

Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen und alle Optionen und Funktionen des Menüs in Ruhe durchzugehen. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du alle verfügbaren Werkzeuge und Einstellungen nutzt, um dein Trello-Board optimal zu verwalten und zu organisieren.


Mit den ersten Schritten im Projektmanagement-Tool Trello hast du nun eine solide Grundlage, um deine Projekte effizient und übersichtlich zu organisieren. Von der Verwaltung der Board-Berechtigungen bis hin zur Aktivierung von Power-Ups bietet Trello eine Vielzahl von Funktionen, die dir helfen, dein Team und deine Aufgaben optimal zu managen.


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Bleib organisiert und produktiv – mit Trello und unserer Unterstützung.


Deine Ivonne


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