ChatGPT im Backoffice – So nutzt du KI, um 40 % effizienter zu arbeiten

Und warum du als Office-Profi jetzt nicht mehr nur wissen musst, wie Excel funktioniert, sondern auch, wie man mit künstlicher Intelligenz denkt.

Willkommen im neuen Office-Alltag

Du bist die personifizierte Effizienz im Unternehmen. Du organisierst, koordinierst, antizipierst und rettest täglich ganze Teams vor dem Chaos. Und trotzdem… hast du oft das Gefühl: Dein Tag hat zu wenig Stunden?

Dann ist dieser Artikel für dich.

Denn mit ChatGPT & Co. kannst du dir nicht nur wertvolle Zeit zurückholen, sondern auch smarter, schneller und entspannter arbeiten. Und nein, du musst keine Tech-Expertin sein – du musst nur wissen, wie du die KI für dich arbeiten lässt.

Warum KI im Backoffice jetzt ein echter Gamechanger ist

Während viele im Unternehmen noch rätseln, wie man “dieses ChatGPT” schreibt, kannst du es schon längst nutzen, um:

✅ E-Mails in Sekundenschnelle vorzubereiten

✅ Protokolle eleganter zu formulieren

✅ interne Prozesse zu dokumentieren

✅ Antworten auf repetitive Fragen vorzuschreiben

✅ und sogar dein eigenes Wissen aufzubauen

Die Wahrheit ist: KI ist nicht hier, um dich zu ersetzen – sondern um dich zu entlasten.Du musst nur wissen, wie du sie richtig fragst. Und da kommt die Magie der Prompts ins Spiel.

Was ist ein Prompt – und wie formulierst du ihn richtig?

Ein Prompt ist im Grunde deine Anleitung an ChatGPT – wie eine Aufgabenstellung, die du jemandem gibst, der dir helfen soll. Je klarer und spezifischer dein Prompt ist, desto besser (und nützlicher!) wird die Antwort. 

Ein guter Prompt enthält am besten folgende 4 Bausteine:

1. Rolle/Perspektive: Wer soll die Antwort geben? (z. B. „als erfahrene Office-Managerin“)

2. Aufgabe/Ziel: Was soll gemacht werden? (z. B. „erstelle eine höfliche Erinnerungs-E-Mail“)

3. Ton & Format: In welcher Tonalität oder Struktur? (z. B. „freundlich und klar“, „max. 120 Wörter“, „als Tabelle“)

4. Kontext/Details: Um was genau geht’s? Für wen? Welche Infos brauchst du? (z. B. „für einen Lieferanten, der seit 2 Wochen nicht geantwortet hat“)

Ein schwacher Prompt:

„Schreib mir eine E-Mail an einen Dienstleister.“

Ergebnis: Unklar, generisch, nicht wirklich hilfreich.

Ein starker Prompt:

„Formuliere eine professionelle, aber freundliche E-Mail aus Sicht einer Office-Managerin. Ich möchte einen Dienstleister daran erinnern, dass wir vor zwei Wochen ein Angebot angefragt haben, aber noch keine Rückmeldung erhalten haben. Die E-Mail soll klar, aber wertschätzend formuliert sein und max. 120 Wörter haben.“

Ergebnis: Klar, verständlich, direkt einsetzbar.

Fragen, die dir beim Prompt-Formulieren helfen:

• Wer bin ich in dieser Aufgabe? (z. B. Office-Managerin, Assistenz, Projektleitung…)

• Was soll ChatGPT konkret tun?

• Für wen schreibe ich das? (Kollege, Chef, Dienstleister, Kunde…)

• In welchem Ton? (freundlich, neutral, locker, sachlich…)

• Wie soll das Ergebnis aussehen? (Stichpunkte, Tabelle, Fließtext, Gliederung…)

• Was muss unbedingt mit rein – und was eher nicht?

5 konkrete Einsatzmöglichkeiten für ChatGPT im Backoffice

1. E-Mail-Vorlagen

Spare dir den ständigen Copy-Paste-Marathon. Sag ChatGPT, für wen die Mail ist, worum es geht, und welche Tonalität du willst.

👉 Beispiel-Prompt:„Schreibe eine professionelle, aber freundliche E-Mail an einen Dienstleister, der uns seit zwei Wochen keine Rückmeldung auf ein Angebot gegeben hat.“

2. Protokolle zusammenfassen

Du hast Stichpunkte oder ein Transkript? Lass ChatGPT das Ganze in ein sauberes, strukturiertes Protokoll überführen.

👉 Beispiel-Prompt:„Fasse folgende Meeting-Notizen zu einem übersichtlichen Protokoll zusammen. Verwende klare Absätze, Bulletpoints und eine freundliche Tonalität.“

3. FAQ-Sammlung erstellen

Du wirst ständig dasselbe gefragt? Lass ChatGPT dir helfen, eine FAQ-Seite oder Textbausteine zu erstellen.

👉 Beispiel-Prompt:„Erstelle eine Liste von Antworten auf häufige Fragen neuer Kolleg:innen zum Thema Dienstreise und Abrechnung.“

4. Prozessdokumentationen & Vorlagen

Erstelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Abläufe – z. B. für das Onboarding, Reisekosten, Urlaubsanträge etc.

👉 Beispiel-Prompt:„Formuliere eine leicht verständliche Anleitung für neue Kolleg:innen zum Thema: ‘So beantragst du Urlaub bei uns’.“

5. Formulierungen für schwierige Nachrichten

Du musst manchmal auch Dinge sagen, die unangenehm sind – mit ChatGPT findest du die Balance zwischen Klarheit und Empathie.

👉 Beispiel-Prompt:„Formuliere eine höfliche E-Mail an einen Kollegen, der wiederholt zu spät zu Meetings erscheint – ohne vorwurfsvoll zu klingen.“

Extra-Tipp: Baue dir eine eigene Prompt-Sammlung

Damit du nicht jedes Mal bei null anfängst, ist es sinnvoll, dir deine besten Prompts zu speichern – sortiert nach Thema:

• E-Mails

• Protokolle

• Prozesse

• Kommunikation intern/extern

• Eventplanung

• Reiseplanung

• „Chef-Specials“ 😉 (für Präsentationen, Dossiers etc.)

Extra-Tipp 2: Trainiere ChatGPT vor der eigentlichen Aufgabenstellung 

Eine weitere Möglichkeit, um bessere Ergebnisse zu erzielen, ist ChatGPT mit guten Texten zu füttern, bevor man ChatGPT “bittet” etwas Neues zu formulieren. ChatGPT kann Informationen aus Dateien wie PDFs lesen, “verstehen” und “sich merken”. 

So kann man ChatGPT zum Beispiel mit bereits publizierten, gut geschriebenen Blog-Artikeln (oder E-Mails, Newslettern, Protokollen etc.) “füttern” und danach ChatGPT bitten, einen Artikel in derselben Tonalität zu verfassen. 

Man könnte diesem Stil sogar einen Namen geben (“bitte speichere den Stil der bisherigen Artikel, die ich dir hier hochgeladen habe als “Monikas Stil” ab”) und ChatGPT dann bitten “einen Artikel zum Thema X in “Monikas Stil” zu schreiben”. 

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Damit du sofort loslegen kannst, habe ich dir eine Sammlung mit den 30 besten Prompts für Office-Profis zusammengestellt – inklusive:

• Beispielen

• Prompt-Vorlagen zum Anpassen

👉 Hier kostenlos downloaden: 30 erprobte ChatGPT-Prompts für Office Manager:innen

Fazit: Du kannst effizienter und schneller arbeiten, wenn du die Möglichkeiten von ChatGPT und anderen KI Tools nutzt.

Du bist schon jetzt ein Office-Profi. 

Mit ChatGPT wirst du zu einer echten Digital-Assistenz, die weiß, wie man Aufgaben in guter Qualität in kürzerer Zeit erledigen kann und sich wiederholende Aufgaben einspart dank dem Einsatz von KI-Tools.

Let’s go smarter, together.

Herzlich - Deine Natascha