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Six Hacks für Outlook - der E-Mail-Client in Microsoft 365

Aktualisiert: 6. Mai

Was ist Microsoft Outlook?


Outlook dient als E-Mail-Client von Microsoft und ermöglicht das Empfangen und Versenden von E-Mails. Darüber hinaus fungiert es als Personal-Information-Manager, der die persönliche Organisation von Aufgaben und Terminen unterstützt. Neben dem E-Mail-Postfach bietet Outlook auch die Kernfunktionen Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen an.


Welche Ausführungen und Variationen von Outlook sind verfügbar?


Outlook ist für eine Vielzahl von Betriebssystemen und Gerätekategorien erhältlich – für Windows-PCs, Macs, Smartphones, als Web-App und als Teil des Office-Pakets sowie Microsoft 365.


Outlook überzeugt nicht nur mit einer umfassenden Kommunikationsverwaltung, sondern auch mit einem erstklassigen Adressbuch, einer praktischen Terminorganisation und einer übersichtlichen Aufgabenverwaltung. Zusätzlich punktet Outlook mit seinen Kollaboration-Funktionen für teamorientierte Arbeit sowie den nahtlosen Integrationen mit anderen Office-Programmen wie Excel, Word, PowerPoint und OneNote. Entdecke hier die besten Outlook-Tipps, um das Programm optimal zu nutzen.


Outlook und dessen Funktionsweise dürfte mittlerweile fast jedem bekannt sein, deshalb hier nur Six Hacks von denen wir denken, dass sie Deinen Büroalltag erleichtern.


Hack No 1


Automatisierung von Arbeitsabläufen mit QuickSteps


Das sind Aktionsmakros, die mehrere Aufgaben umfassen und sich mit einem einzigen Mausklick (oder einer Tastenkombination) auf eine oder mehrere selektierte Nachrichten anwenden lassen.


QuickSteps ermöglicht es, mehrere Arbeitsschritte mühelos zu einer einzigen Aktion zu kombinieren. Durch Ausführen des entsprechenden Schnellzugriffs erledigt Outlook automatisch den Rest des Ablaufs für Dich. Dadurch kannst Du bei Routineaufgaben dauerhaft Zeit sparen!

 
Quicksteps
QuickSteps einrichten

Um einen neuen Quickstep zu erstellen, navigiere im Menüband zum Abschnitt "Start" und klicke auf das kleine Symbol in der rechten unteren Ecke des Bereichs "Quicksteps". Dadurch wird der Dialog mit der Überschrift "Quicksteps verwalten" geöffnet. Klicke auf "Neu", um einen neuen Quickstep anzulegen. Zunächst hast Du die Möglichkeit, aus gängigen Standardaktionen wie "In Ordner verschieben" oder "Weiterleiten an" zu wählen. Zusätzliche Optionen findest Du unter dem Menüpunkt "Benutzerdefiniert". Dort öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Du dem Quickstep einen Namen geben kannst und aus einer Ausklappliste eine Aktion auswählen kannst, z. B. "In Ordner verschieben". Abhängig von Deiner Auswahl werden weitere Einstellungsmöglichkeiten angezeigt, wie beispielsweise die Angabe des Zielordners. Über die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" kannst Du beliebig viele weitere Bearbeitungsfunktionen zuordnen. Im unteren Bereich besteht die Möglichkeit dem Quickstep optional eine Tastenkombination zuweisen. Beachte jedoch, dass Outlook nur die Tasten 1-9 in Verbindung mit STRG und der Umschalttaste zulässt, keine freie Belegung.

 

Hack No 2


Nutze Deine Signatur für kostenloses Marketing und integriere Deine Visitenkarte


Die Signatur am Ende jeder E-Mail sollte ordentlich aussehen. Outlook bietet Dir nicht nur eine Vielzahl von Layout- und Gestaltungsmöglichkeiten, sondern ermöglicht es Dir auch, Deine elektronische Visitenkarte (vCard) in die Signatur zu integrieren. Dadurch kannst Du Deine Signatur gleichzeitig für kostenloses und dennoch hochwirksames Marketing nutzen!


Im geschäftlichen Bereich ist es beispielsweise üblich, Nachrichten mit Namen, Firmendetails, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Adresse zu signieren. Das manuelle Eingeben dieses Textes bei jeder Nachricht kann sehr mühsam sein. Hier zeigen wir Dir Folgenden zeigen wir Dir, wie Du eine solche Signatur in Outlook erstellen kannst.


Eine Outlook-Signatur anlegen - gehe wie folgt vor:


Signaturen anlegen
Signaturen anlegen - ganz einfach für mehr Effizienz

Schreibe eine "neue Email". Öffne den Reiter "Nachricht" und klicke dann auf

"Signatur". Unter "Signaturen" erstellst Du eine neue Email-Signatur. Klicke auf "Neu" und gebe Deiner neuen Signatur einen aussagekräftigen Namen, z.B. Privatan-schrift oder Geschäftlich.

Im Feld "Signatur bearbeiten" kannst Du den gewünschten Text eingeben und formatieren.

 

Um die Mail Signatur zu verwenden klicke einfach bei einer neuen Email auf den Reiter "Nachricht". Unter "Signatur" kannst Du dann eine Mail Signatur auswählen.

 

Hack No 3


Erstellen von Gruppenkalendern und gemeinsamen Teamkalendern


Während ein Kalender praktisch ist, können mehrere Kalender schnell verwirrend sein. Dieser Tipp zeigt Dir, wie Du die Kalenderfunktion optimal nutzen kannst, um beispielsweise einen Teamkalender in Outlook anzulegen.


Outlook-Gruppenkalender erstellen, so geht´s – schau Dir die Kurzanleitung an.


Gruppenkalender in Outlook
Gruppenkalender erleichtern die Zusammenarbeit


  1. Öffne Microsoft Outlook und navigiere in der Menüleiste zu Start.

  2. Klicke auf Kalendergruppen oben rechts und wähle anschließend "Neue Kalendergruppe erstellen".

  3. Gebe einen Namen für die Kalendergruppe ein und bestätige mit "OK".

  4. Jetzt musst Du noch die Personen zum Gruppenkalender hinzufügen. Diese Personen können sich in Deinen Kontakten befinden. Alternativ kannst Du einfach die entsprechenden E-Mail-Adressen eintragen. Hast Du alle Personen ausgewählt, klicke auf "Gruppenmitglieder" und anschließend auf "OK", um den freigegebenen Kalender zu aktivieren. Nun kannst Du als Team den Gruppenkalender bearbeiten.

Welche Vorteile bietet ein gemeinsamer Teamkalender in Outlook? Die Verwendung eines gemeinsamen Outlook-Teamkalenders bietet eine Vielzahl von Vorteilen:


Kalender
Ohne Kalender geht nichts

👉Ein zentraler Kalender: Im Gegensatz zu einzelnen freigegebenen Kalendern handelt es sich hierbei um einen einzigen Kalender, der für alle zugänglich ist.

👉Verbesserte Übersicht: Durch den Outlook-Gruppenkalender behältst Du jederzeit den Überblick über die Aktivitäten und freien Termine Deiner Mitarbeiter/Kollegen.

👉Individuelle Berechtigungen: Jeder Teilnehmer kann individuell unterschiedliche Berechtigungen erhalten, wie beispielsweise "nur lesen" oder auch "schreiben" und/oder "löschen" von Terminen.

👉Echtzeit-Verfügbarkeit: Trage einen relevanten Termin einfach in Deinen Outlook-Teamkalender ein, und der Eintrag wird sofort bei allen Teilnehmern aktualisiert.

👉Überlagerungsfunktion: Jeder kann den gemeinsamen Teamkalender mit seinem eigenen Outlook-Kalender überlagern, um alle relevanten Termine auf einen Blick zu sehen.

👉Vielseitige Anwendungsmöglichkeiten: Die Anwendungsbereiche reichen von einem gemeinsamen Projektkalender über einen Abteilungskalender bis hin zu einem Urlaubskalender usw.

👉Effiziente Kommunikation: Termine können direkt im Kalender besprochen und festgelegt werden.

👉Zeiteinsparung: Die gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Terminen in Outlook spart Zeit und minimiert das Risiko von Überschneidungen.

 

Hack No 4


Delegieren und Verwalten von Aufgaben im Kalender


Mail
Kollaborative Zusammenarbeit über Aufgabenzuweisung

Durch Delegieren von Aufgaben schaffst Du Raum für Prioritäten. Gleichzeitig behältst Du stets den Überblick über den Bearbeitungsstatus der zugewiesenen Aufgaben. Du hast hier verschiedene hilfreiche Optionen und Varianten. Nutzt Du sie schon alle?


Im Vergleich zum weit verbreiteten Einsatz des E-Mail-Clients oder der Kalenderfunktion wird die Aufgabenfunktion in Outlook oft vernachlässigt. Dennoch stellen die Aufgaben in Outlook eine bedeutende Ergänzung zu den Terminen dar und eignen sich ausgezeichnet für das persönliche Zeitmanagement.


Hier eine Kurz-Anleitung um eine Aufgabe zu erstellen:


Eine neue Aufgabe kannst Du aus jedem beliebigen Outlook Ordner heraus erstellen (Email, Kontakte, Kalender oder Aufgaben).


Outlook
Zusammenarbeit mit Zeitersparnis

  • Navigiere zur Registerkarte → Start.

  • Klicke dann auf → neue Elemente und anschließend auf → Aufgabe.

  • Gebe nun im → Betreff die Tätigkeit ein.

  • Lege das → Fälligkeitsdatum fest. (das Startdatum kannst Du offen lassen)

  • Ergänze im → Textfeld die Beschreibung der Aufgabe.



Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen - so funktioniert´s:


Kalender
Ansichten einstellen

  1. Öffne Deinen Outlook-Kalender.

  2. Wähle im Startmenü die → Tagesansicht oder → Wochenansicht aus.

  3. Wechsele danach in den Menüpunkt → Ansicht.

  4. Klicke dort auf den Pfeil bei → Tägliche Aufgabenliste.

  5. Wähle die Einstellung → Normal aus.


 

Hack No 5


Effizientes Arbeiten durch individuelle Regeln


Durch die Nutzung von Outlook-Regeln können zeitaufwändige Routineaufgaben automatisiert werden, sodass sie automatisch ausgeführt werden. Dies umfasst unter anderem das automatische Sortieren des Posteingangs, das automatische Beantworten und Weiterleiten bestimmter E-Mails (z. B. Empfangsbestätigungen) sowie das automatische Zuweisen von Kategorien basierend auf festgelegten Merkmalen.


Um Postfächer in Outlook zu sortieren, folge diesen Schritten:


Regeln in Outlook
Regeln erleichtern das Arbeiten

  1. Öffne Microsoft Outlook und wähle das zu sortierende Postfach aus.

  2. Klicke im oberen Menü auf die Registerkarte „Ansicht“.

  3. In der Gruppe „Anordnung“ findest Du die Schaltfläche „Sortieren“ und klicke auf den Dropdown-Pfeil daneben.


 

Hack No 6


Mehr Übersichtlichkeit durch farbige Kategorien


Die Verwendung von Outlook-Kategorien ermöglicht es Dir, eine verknüpfte Beziehung zwischen verschiedenen Elementen und Funktionen (wie Kontakten, E-Mails im Posteingang, Aufgaben, Notizen, Kalendereinträgen usw.) herzustellen. Zum Beispiel kann eine solche Kategorie Deinem Projekt A zugeordnet sein. Dadurch kannst Du mit einem Klick alle Elemente zu diesem Projekt übergreifend anzeigen lassen, ohne zwischen Posteingang, Kalender und Aufgabenliste wechseln zu müssen.


Um einem Termin, einer Besprechung oder einem Ereignis eine Farbkategorie zuzuweisen, verwende die folgende Option:


Kategorisierung
Kategorisieren in Outlook

Klicke in Deiner Standard Kalenderansicht mit der rechten Maustaste auf den Termin, die Besprechung oder das Ereignis, wähle hier "Kategorisieren" , und klicke dann auf eine Farbkategorie. Du kannst aus einer Reihe von Standardkategorien auswählen oder eigene Kategorien erstellen


Was ist entscheidend?


Für ein effizientes Büro ist nicht nur der richtige Umgang mit dem Computer wichtig. Denn was nützt ein ordentliches Outlook-Postfach, wenn gleichzeitig Dein Schreibtisch regelmäßig überfüllt ist? Erfahre bei uns, wie Du Deinen Arbeitsplatz und Schreibtisch dauerhaft in Ordnung halten kannst.


Und bei Dir?


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Denn: Ein perfektes Officemanagement ist mehr als Termin- und Reiseplanung


Eure Ivonne

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