Wie mit peinlichen Pannen im Büroalltag umgehen?
Wer kennt es nicht aus den ein oder anderen Filmen: der kopierte Hintern einer Kollegin, der sich noch im Kopiererspeicher tummelt....
Obwohl wir uns alle bemühen, unsere täglichen Aufgaben reibungslos zu erledigen, können unvermeidliche Missgeschicke oder lustige Situationen passieren, die uns zum Lachen oder zur Verzweiflung bringen.
Ich will euch einige Pannen aus unserem Alltag erzählen und euch zeigen, dass ihr mit euren kleinen Patzern nicht allein seid. Denn sind wir mal ehrlich, jeder von uns hat schon mal den Drucker zum Streiken gebracht, Kaffeeflecken auf der Bluse in die Kamera gehalten oder einen peinlichen Versprecher im Meeting gehabt. Also lehne dich zurück, entspanne dich und genieße den amüsanten Einblick in die charmante Seite des Büroalltags! Alle Namen sind natürlich geändert und lassen keinerlei Rückschlüsse auf unsere Kunden zu.
Panne Nr. 1: Sensible Mail an den falschen Empfänger
Heinz, Projektmanager in einer Marketingagentur möchte eine private E-Mail an seine Frau senden. "Mausi, im Anhang die Finanzierungsanfrage für das Haus an die Bank zusammen mit sämtlichen benötigten Unterlagen. Prüfst du bitte, ob alles vollständig ist?"
Empfänger : Nein, nicht seine Frau, sondern Verteiler: Projektteam Müsli-Riegel (25 Personen) - autsch! Das Team hat Gott sei Dank diskret reagiert und die Mail gelöscht.
Was aber, wenn eine Mail mit sensiblen Gehalts- oder Vertragsdaten an externe geht? Wie kannst du das verhindern bzw. wie kannst du damit umgehen?
Mir selbst ist das auch schon passiert. Schnell noch auf eine Mail antworten, schreiben, verschicken. Bums! In dem Augenblick, in dem ich auf den Knopf drücke, sehe ich den falschen Empfänger.
Bei manchen Mail-Programmen gibt es inzwischen die Möglichkeit der Sende-Verzögerung. Das heißt das Senden der Mail verzögert sich um einen voreingestellten Zeitraum. In Outlook gibt es diese Möglichkeit leider noch nicht.
Bei Google Mail ist die Funktion hier zu finden: Einstellungen > Zugriff auf alle Einstellungen > E-Mail zurückrufen. Hier kann ein Zeitraum von 5 bis 30 Sekunden festgelegt werden. Der Name der Funktion ist jedoch irreführend. Denn die E-Mail wird nicht wirklich zurückgerufen, sondern erst gar nicht versendet.
Apropos Zurückrufen: Manche versuchen, falsch versendete Mails über die Funktion Rückruf zu 'löschen'.
Bei Programmen wie Microsoft Outlook ist der Rückruf meist nutzlos. Denn der Empfänger darf die E-Mail nicht geöffnet haben, muss in derselben Organisation arbeiten und Outlook verwenden, damit es überhaupt funktioniert. Mit anderen Worten: Dieser Rückruf funktioniert praktisch wie eine falsche Sicherheit - und macht im Zweifel den Empfänger noch misstrauischer.
Unser Lösungsansatz, den wir übrigens für jede schriftliche Kommunikation anwenden:
write, read, check, repeat
Erst wenn du alles gecheckt hast, wird die Mail abgeschickt. Ich weiß, Zeit ist Geld - aber Sicherheit ist besser, oder?
Panne Nr. 2: Sensible Unterlagen im Drucker oder Kopierer
Du verdienst 115'000 Euro?! Wenn du deine Lohnsteuerbescheinigung an den falschen Drucker schickst, kannst du dein Gehalt auch gleich durch das Grossraumbüro schreien. So geschehen in einer Firma, bei der wir alle Prozesse analysiert haben. Was ist passiert? Der Kollege hat zwei Drucker verwechselt, die mit ähnlichen Zahlenreihen benannt waren. Die Person wunderte sich noch, dass ihr Dokument nicht im Drucker lag... Bis der Fehler bemerkt wurde, war es zu spät. Dasselbe für alle sensiblen Unterlagen, die du im allgemeinen Drucker oder Kopierer liegen lässt - Thema Hintern und so... Je mehr wir in die digitale Welt gehen, desto weniger wird das vorkommen. Dennoch, peinlich solange wir auch noch mit Print-Ausgaben arbeiten.
Wir empfehlen immer, die Drucker nicht mit Kürzeln und Zahlen zu benennen. Benenne die Drucker nach ihrem Standort. So fällt es dir sofort auf, wenn der falsche Drucker angewählt ist. Und prüfe, ob du alle Seiten aus dem Drucker entnommen hast. Wenn das Papier alle ist, wird der Rest solange in den Speicher genommen, bis neues nachgelegt wird und dann wird dieser automatisch 'nachgedruckt'. Wer ganz sicher gehen möchte, löscht den Auftrag nach Beendigung komplett aus dem Speicher.
Panne Nr. 3: Unerwünschte Einblicke bei digitalen Meetings
Ah, wir kennen sie alle: die Fails aus digitalen Meetings vor allem zu Pandemie-Zeiten. Affären, die sich im Raum tummeln, Klamotten, die oben hui und unten 'ui!' sind, wenn die Person aufsteht, vertrauliche O-Töne und das Mikro ist noch offen oder völliges Chaos von Räumen im Hintergrund.
Hier liegt die Lösung auf der Hand:
Keine Personen im Raum, die nicht zum Meeting gehören (by the way: auch wegen des Datenschutzes)
Den Hintergrund verwischen - das ist bei allen gängigen Anwendungen inzwischen ganz simpel einzustellen
Auch wenn es zu Hause etwas lockerer zugehen darf: ordentlich gekleidet von Kopf bis Fuß sollte Standard sein. Es verändert auch die grundsätzliche Einstellung und Haltung.
Und zu guter Letzt: Meeting beendet oder in Pause = Ton aus - Kamera aus.
Panne Nr. 4: Rächdschreipung unt so..
Wir kennen alle das Bild, das durch sämtliche Kanäle in Social Media dümpelt. Lustig und ich weiß, der Urheber ist sicherlich kein native speaker. Aber es zeigt ein Extrembeispiel, das ich leider immer noch häufig in Mails oder digital verfassten Schreiben erlebe.
Rechtschreibung und falsche Grammatik. Auch ich bin nicht immer davor gefeit, Fehler in meine Texte einzuarbeiten - vor allem die Grammatik schiebt mir als Schwäbin doch manchmal unerwünschte Fehler unter. Aber alle Schreibprogramme haben inzwischen eine Rechtschreib- sowie Grammatikprüfung hinterlegt. Nutze diese und vor allem: beachte sie! Rechtschreibfehler sind in aller Regel rot unterstrichen und Grammatikfehler erkennst du an einer blauen Linie.
Schreiben voller Fehler möchte keiner haben. Sie machen es dem Empfänger oder der Empfängerin schwer, schnell und flüssig zu lesen. Im schlimmsten Fall kann es den gewünschten Sinn verfälschen und die Kommunikation nimmt einen unerwünschten Verlauf. Außerdem nimmt es dir ein Stück weit auch deine Kompetenz.
Wir haben einen Kunden, der eine ausgeprägte Lese-Rechtschreib-Schwäche hat. Dafür kann niemand etwas und er ist ansonsten ein intelligenter Mensch. Ihm haben wir geraten, dass er seine Texte immer seiner Frau zum redigieren gibt, bevor sie versandt werden. Bzw. die Aufgabe gleich delegiert.
Das sind alles Pannen, die im Alltag passieren können. Aber keine Sorge, wenn du ein wenig aufmerksam bist, dann kannst du mit einigen Routinen, das Risiko mindern.
Und - es wird nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Wo gehobelt wird, fallen Späne. Wenn dir einmal ein Fehler passiert, dann gehe so gelassen wie möglich damit um:
1. Bleibe ruhig und bewahre einen kühlen Kopf. Panik bringt dich nicht weiter, daher ist es wichtig, gelassen zu bleiben und sich auf die Lösung zu konzentrieren.
2. Stehe zu deinem Fehler. Es ist völlig normal, dass Pannen passieren. Nimm die Verantwortung für dein Handeln und steh dazu. Das zeigt, dass du ehrlich und verantwortungsbewusst bist.
3. Informiere deinen Vorgesetzten oder Kollege*innen über die Panne. Es ist wichtig, dass die relevanten Personen über das Missgeschick informiert werden, damit sie entsprechende Maßnahmen ergreifen können, um den Schaden zu minimieren.
4. Biete eine Lösung an. Überlege, wie du die Situation beheben kannst und unterbreite konstruktive Vorschläge. Zeige damit, dass du aktiv nach Lösungen suchst und einen positiven Beitrag leisten möchtest.
5. Lerne aus deinem Fehler. Nutze die Panne als Lernmoment, um in Zukunft ähnliche Situationen zu vermeiden. Analysiere, was schiefgelaufen ist und überlege, welche Schritte du unternehmen kannst, um solche Pannen zu verhindern.
6. Bleibe professionell und behalte deinen Humor. Selbst wenn dir die Panne unangenehm ist, versuche, einen humorvollen Blick darauf zu behalten. Kollegen werden oft Verständnis zeigen, da sie wissen, dass Pannen im Büroalltag vorkommen können. Zeige dich weiterhin von deiner professionellen Seite und gehe souverän mit der Situation um.
Also lass dich nicht entmutigen, wenn dir mal eine Panne passiert. Auf die richtige Art und Weise damit umzugehen, kann dazu beitragen, dass du gestärkt daraus hervorgehst und die Sympathie und Unterstützung deiner Kollegen gewinnst.
Herzlich - Deine Natascha
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