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Durchlaufzeiten im Büro

Aktualisiert: 19. Apr.


Effizienzsteigerung im Officemanagement


Uhr
Durchlaufzeiten - wichtig für deine Effizienz

Ein effizientes Officemanagement ist der Schlüssel zum Erfolg in vielen Unternehmen, das sage ich nicht zum ersten Mal. Die Durchlaufzeiten spielen hierbei eine wichtige Rolle. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff und wie können sie gemessen werden?


In diesem Artikel zeige ich diesen Aspekt auf, werde die Kennzahl dazu erläutern und Beispiele aufzeigen. Außerdem werde ich dir erläutern, warum diese Kennzahl so wichtig für nachgeordnete Prozesse ist und wie sie die Effizienz im Officemanagement beeinflusst.


Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne, die benötigt wird, um einen bestimmten Prozess vom Anfang bis zum Ende zu durchlaufen. Sie gibt Aufschluss darüber, wie lange es dauert, bis eine Aufgabe, ein Projekt oder ein Vorgang abgeschlossen ist. Diese Kennzahl wird oft in Tagen, Stunden oder Minuten gemessen.


Beispiel 1: Im Büro - Die Bearbeitung von E-Mails


E-Mails
E-Mails kosten viel Zeit

In einem Büro können Zeiten beispielsweise gemessen werden, um die Bearbeitungszeit der Mails zu analysieren. Hierbei wird die Zeit Start der Aufgabe (Ja, das Bearbeiten von E-Mails ist eine eigenen Aufgabe!) bis zur endgültigen Beendigung der Bearbeitung gemessen. Wusstest du, dass wir täglich bis zu vier Stunden nur zur Bearbeitung von E-Mails benötigen? Einen Artikel zur 'empty Inbox' wirst du demnächst hier noch lesen können.





Beispiel 2: Im Kundenservice - Reklamationsbearbeitung


Im Kundenservice ist es wichtig, Reklamationen schnell und effizient zu bearbeiten. Die Durchlaufzeit misst hierbei den Zeitraum von der Aufnahme der Reklamation bis zur abschließenden Lösung für den Kunden. Das heißt, wir messen auch die Zeit, in der wir auf Antworten und Rückmeldungen warten. Eine Reduzierung der Durchlaufzeit erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern trägt auch zur Kostensenkung in deinem Unternehmen und - ganz wichtig - zur Reputation bei.


Beispiel 3: In der Öffentlichkeitsarbeit - Pressemitteilungen


Auch in der Öffentlichkeitsarbeit spielen Durchlaufzeiten eine Rolle. Hier könnte die Messung den Zeitraum von der Erstellung einer Pressemitteilung bis zu deren Veröffentlichung umfassen. Also Thema finden, Recherche, Zuarbeit von Kolleg*innen, das Schreiben und redigieren. Eine kürzere Durchlaufzeit ermöglicht es, schneller auf aktuelle Ereignisse zu reagieren und somit potenzielle Kunden und Interessenten über dein Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.


Du siehst, die Messung der genauen Kennzahl und die sich daraus ergebenden Erkenntnisse und Schlussfolgerungen, ermöglichen es dir, Arbeitsabläufe zu optimieren, Engpässe zu erkennen, bares Geld zu sparen und deine Effizienz zu verbessern. Die daraus resultierenden Vorteile sind dann wieder eine gesteigerte Produktivität, gesteigerte Kundenzufriedenheit und letztendlich eine bessere Wettbewerbsposition. Denn: Zeit ist Geld :-)


Die Messung der KPIs für deine Durchlaufzeiten ist also ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Leistungsfähigkeit von Prozessen zu bewerten. Wie gehst du nun konkret vor?


1. Definiere die messbaren Ziele:

Überlege, welche Durchlaufzeiten du genau messen möchtest. Möchtest du die Durchlaufzeit für einen bestimmten Prozessschritt, für ein ganzes Projekt oder für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben messen? Stelle sicher, dass die Ziele spezifisch und messbar sind.


2. Ermittle den Start- und Endpunkt:


Bestimme den genauen Zeitpunkt, an dem der Prozess beginnt und endet. Das kann beispielsweise der Zeitpunkt der Erfassung einer Aufgabe oder eines Projekts sein bis zum Zeitpunkt, an dem sie vollständig abgeschlossen ist. Definiere diese Punkte eindeutig, um die Durchlaufzeiten korrekt zu messen.


3. Extra-Tipp: Lasse hierzu einen Timer laufen.


Startknopf
Zeiterfassung für alle Projekte = viel Erkenntnis


Das kann dein Handy sein. Ich empfehle hierzu aber tatsächlich ein Zeiterfassungsprogramm wie Timr.com oder Clockodo.com oder timebuzzer.com oder ähnliche Tools. Warum? Weil du dann deine Projekte gleich mit trocken kannst. So kannst du deine Durchlaufzeiten gleich Projekten und Kunden zuordnen und hast damit schon ein perfektes Controllingelement, um zu schauen, ob deine Kalkulationen auch passen.



4. Erfasse Daten:


Sammle alle relevanten Daten, um die Durchlaufzeiten zu berechnen. Dazu gehören beispielsweise Zeitstempel für den Start und das Ende eines Prozesses sowie die benötigte Zeit, um ihn durchzuführen. Stelle sicher, dass du genaue und zuverlässige Daten erfasst.


5. Analysiere und bewerte die Ergebnisse:


Bewertung der erreichten Durchlaufzeiten im Vergleich zu den festgelegten Zielen und Standards. Identifiziere Bereiche mit hoher Durchlaufzeit, die möglicherweise verbessert werden müssen. Analysiere Trends im Laufe der Zeit und vergleiche die Ergebnisse mit anderen relevanten Metriken oder Benchmarks.


6. Ergreife Maßnahmen zur Verbesserung:


Basierend auf den Ergebnissen und Erkenntnissen ergreife geeignete Maßnahmen, um die Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Möglicherweise musst du Anpassungen an Arbeitsabläufen, Kommunikation oder Ressourcen vornehmen, um Verbesserungen zu erzielen.


7. Verfolge die Fortschritte:



Measure Results
Wichtig: Ergebnisse analysieren

Kontinuierlich die Durchlaufzeiten messen und die Fortschritte verfolgen. Vergleiche regelmäßig die aktuellen Ergebnisse mit den früheren Messungen, um den Erfolg deiner Maßnahmen zur Verbesserung der Durchlaufzeiten zu beurteilen.


Die Messung der KPIs für Durchlaufzeiten erfordert eine systematische Erfassung von Daten und eine kontinuierliche Überwachung der Prozesse. Indem du die Durchlaufzeiten effektiv misst und Verbesserungen vornimmst, kannst du die Effizienz im Officemanagement steigern und langfristig positive Auswirkungen erzielen.


Wie du Timewaster im Alltag erkennst und eliminierst, habe ich dir hier aufgezeigt.


Du möchtest Unterstützung beim Feststellen deiner Durchlaufzeiten und damit Effizienz im Officemanagement? Dann kontaktiere uns hier. Ich freue mich auf dich!


Herzlich - Deine Natascha

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