Wie ständige Ablenkungen das Officemanagement beeinflussen und wie du ihnen entgegenwirken kannst
Ein effektives Officemanagement erfordert Konzentration, Fokus und effizientes Arbeiten. Leider sind wir häufig mit zahlreichen Ablenkungen konfrontiert, die unsere Produktivität untergraben können. Diese Ablenkungen wirken sich negativ auf die Qualität unserer Arbeit, Termine und letztendlich auf den Erfolg des Unternehmens aus.
In diesem Artikel möchte ich mich mit der Bedeutung von ständigen Ablenkungen auseinandersetzen, die im Officemanagement auftreten können, sowie dir Strategien zeigen, um diesen effektiv entgegenzuwirken.
Wenn jemand ständig abgelenkt wird, bedeutet das, dass seine Aufmerksamkeit regelmäßig von wichtigen Aufgaben abweicht. Häufige Unterbrechungen führen zu Zeitverlust, erhöhtem Stress und einer geringeren Qualität der Arbeit. Du musst dich jedes Mal wieder neu in dein Thema einarbeiten. Es entstehen Fehler, du bist gestresst und die 'Ablenkung' an sich erhält auch nicht die gewünschte oder erforderte Aufmerksamkeit.
Ablenkungen können vielfältig sein und im Officemanagement verschiedene Formen annehmen:
1. Technologie
Der Einsatz von Smartphones, sozialen Medien und anderen digitalen Kommunikationsplattformen kann zu ständiger Ablenkung führen. Benachrichtigungen, eingehende E-Mails und die Versuchung, auf unseren Geräten herumzusurfen, lenken uns von unserer Arbeit ab. Das wirkt sich wie ein ständig summender und brummender Bienenschwarm in unserem Gehirn aus. Der Blutdruck kann negativ beeinflusst werden, die Konzentrationsfähigkeit leidet und wir sind gestresst.
2. Kollegen und Meetings
Häufige Unterbrechungen durch Kollegen, die Fragen stellen oder um Hilfe bitten, können den Arbeitsfluss stören. Lange Meetings, die nicht effektiv strukturiert sind, sind letztendlich auch Ablenkungen, die den Arbeitsfluss und damit das Ergebnis beeinflussen.
3. Unorganisierte Arbeitsumgebung
Hast du schon einmal deine Arbeitsumgebung angeschaut? Ja, eine unordentliche und unorganisierte Umgebung kann ebenfalls zu Ablenkungen führen. Der ständige Blick auf stapelweise Papierkram oder ein unübersichtlicher Schreibtisch lenkt von der eigentlichen Arbeit ab. Hier ein Stift, da ein Väschen, dort ein Bild. Verstehe mich nicht falsch: Ich habe nichts gegen persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz. Wenn deine Augen aber ständig andere Dinge zusätzlich wahrnehmen müssen, dann wirkt sich das auf deine Leistung aus.
Um der Ablenkung offensiv entgegenzuwirken, gibt es verschiedene Strategien, die angewendet werden können:
1. Bewusstsein
Der erste Schritt besteht darin, sich der eigenen Ablenkungen bewusst zu werden. Mache eine Bestandsaufnahme deiner Arbeitsumgebung und identifiziere die Hauptquellen deiner Ablenkung. E-Mails, Handynachrichten, Kolleg*innen, Anrufe, Besucherströme, flimmernde Bildschirme, Haustiere, Kinder - ja im Homeoffice sind die Ablenkungen um ein vielfaches häufiger. Wie war das mit der Waschmaschine, die kurz noch beladen wird? Wenn du deine Zeiträuber identifiziert hast: Nimm dir an einem Tag die Zeit, und dokumentiere die Häufigkeit und die Dauer der Ablenkung. Du wirst Bauklötze staunen....
2. Priorisierung
Setze dir klare Prioritäten und legen dir Ziele fest. Fokussiere dich sich auf die wichtigsten Aufgaben und lasse dich nicht von unwichtigen Tätigkeiten oder Unterbrechungen ablenken. Zur Unterstützung kannst du nach er viel in Anspruch genommenen Eisenhower-Matrix vorgehen:
A-Aufgaben, die beide Kriterien erfüllen – sie sind ebenso dringlich wie wichtig – muss sofort erledigt werden.
B-Aufgaben - Wichtige Aufgaben, die nicht dringlich sind, werden via Timeboxing zeitnah terminiert.
C-Aufgaben - Aufgaben, bei denen nur die Dringlichkeit eine Rolle spielt, werden schnell aber nachrangig erledigt. Alternativ können diese Aufgaben delegiert werden.
Papierkorb - Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, kannst du vernachlässigen. Ergibt sich zu einem späteren Zeitpunkt eine Dringlichkeit oder Wichtigkeit der Aufgabe, kannst du das neu einordnen.
3. Technologische Begrenzung
Schalte deine Benachrichtigungen auf deinen Geräten aus, wenn du dich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren möchtest. Blockiere bestimmte Websites oder Apps, die dich besonders ablenken. Ich habe im Handy z.B. immer den Fokus 'Arbeiten' eingestellt. So werde ich nicht durch Unterbrechungen gestört. Nach jeder Aufgabe checke ich dann auf Anrufe, Nachrichten und prüfe meine Mails, ob hieraus eine A-Aufgabe entstanden ist.
4. Kommunikation und Zeitmanagement
Eine klare Kommunikation mit Kollegen ist wichtig, um Unterbrechungen zu minimieren. Wie sich eine klare und effiziente Kommunikation auf den Ablauf im Unternehmen auswirkt, habe ich in diesem LinkedIn Beitrag beschrieben. Gib deinen Kolleg*innen bescheid oder blockiere im gemeinsamen Kalender deine Zeiten, in denen du nicht gestört werden möchtest. Der gute alte Zettel an der Bürotüre hilft auch. Deine Kolleg*innen werden es dir danken. Schließlich wollen sie die volle Aufmerksamkeit von dir, wenn sie dich ansprechen.
5. Organisation
Sorge für eine ordentliche und angenehme Arbeitsumgebung. Organisiere deinen Arbeitsplatz. Ich meine an der Stelle dein Ablagesystem, dein Passwortmanagement, deine Organisation auf dem Desktop. Folge immer dem gleichen Ablageschema mit einem Mix aus Kategorie, Datum und laufender Nummer, wenn du verschiedene Versionen abspeichern musst. So vermeidest du unnötige Suchzeiten, die wiederum eine Ablenkung darstellen. 'Ordnung ist das halbe Leben' das hat meine Oma immer gesagt. Sie war eine kluge Frau. Weißt du eigentlich, dass bis 40% der Arbeitszeit auf unnötige Arbeiten wie eben das Suchen von Unterlagen und Dokumenten draufgehen?
6. Delegation
Aufgaben, die immer wieder stören, aber nicht abgeschaltet werden können solltest du delegieren. Also zum Beispiel das Kundentelefon, wenn es eines gibt. Teilt euch die Servicezeiten auf oder denkt über eine Person am Telefonempfang nach. Diese Person kann im ersten Augenblick als Kostenfaktor belastend sein - spart vermutlich über das Jahr bei entsprechendem Aufkommen aber wieder Geld ein, da das Team in Ruhe arbeiten kann.
Also, lerne deine Ablenkungen kennen. Identifiziere sie, dokumentiere sie (vor allem die Dauer des Aufwandes) und eliminiere sie mit geeigneten Maßnahmen, setze Prioritäten richtig und delegiere. So steigerst du deine Produktivität und deine Effizienz.
Kenne deine Ablenkungen und mache sie zu deinen Verbündeten, indem du Strategien anwendest, die dich dabei unterstützen, fokussiert, produktiv und erfolgreich im Officemanagement zu sein.
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Herzlich - Deine Natascha
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