top of page

Six Hacks für effiziente Meetings

Wie Meetings effizient und wertvoll werden


Six Hacks
Six Hacks

In Umfragen und Diskussionen zur Frage, was an Meetings am meisten nervt, treten immer wieder dieselben Faktoren hervor: mangelnde Vorbereitung, viel bla bla ohne Inhalt, die falschen Teilnehmer*innen, eine schlechte Agenda und so weiter und so fort.


Mangelhafte Vorbereitung


Oftmals wird nicht im Voraus festgelegt, welche Themen behandelt werden sollen und es fehlt an einer klaren Agenda. Meetings verlaufen chaotisch und driften in verschiedene Richtungen ab, ohne dass konkrete Ergebnisse erzielt werden.


Überflüssige Teilnehmer*innen


Menschen werden zu Meetings eingeladen, die eigentlich nicht unbedingt anwesend sein müssen. Das führt nicht nur zu Zeitverlust, sondern auch dazu, dass relevante Stimmen untergehen und wichtige Entscheidungen verzögert werden. Und die unnötig Eingeladenen verlieren wertvolle Arbeitszeit.


Fehlen von klaren Zielen


Ohne klare Zielsetzung fehlt es Meetings oft an Struktur und Fokus. Es ist schwierig, effektiv zusammenzuarbeiten, wenn nicht klar ist, welches Ergebnis erreicht werden soll. Dadurch werden Meetings oft zu reinen Informationsveranstaltungen, bei denen wertvolle Zeit verschwendet wird.


Meine Six Hacks für ein gelungenes Meeting mit Mehrwert:


  1. Nutzen und Ziel klären


Zielerreichung
Es sollte klar sein, welches Ziel Meetings haben

Prüfe, ob das geplante Meeting wirklich sein muss. Ist das Meeting wirklich notwendig, oder könnte der Informationsaustausch auch via kollaborativer Tools wie Asana, Monday oder Trello erfolgen?


Jede Sitzung sollte klare Ziele haben. Damit sich alle Teilnehmenden effektiv vorbereiten können, sollten die Ziele und der Nutzen des Meetings und die Vorbereitung dazu für alle Beteiligten geklärt sein. Welchen Zweck soll die Besprechung haben, was soll am Ende das Ergebnis sein?



Sind sich alle Beteiligten im Klaren darüber und erkennen alle die gleiche Intension dahinter? Das heißt, die Einladung muss mit einer gut ausgearbeiteten Agenda verschickt werden.


2. Klare Agenda


Aus den Sitzungszielen entsteht die Agenda. Ist die Intension des Meetings klar, werden alle Agendapunkte definiert und geklärt, wer wie zu den einzelnen Punkten dazu beitragen kann oder muss. Fachwissen und Expertise ist gefragt - das ist der wichtigste Teil aller Sitzungen. Ist die Agenda gut ausgearbeitet und alle dazu beitragenden Personen wissen, was sie dazu beizusteuern haben, ist das die halbe Miete.


3. Vorbereitung aller Teilnehmenden


Häufig kommen Teilnehmende zu Meetings völlig unvorbereitet. Entscheidungen werden so falsch oder gar nicht getroffen. Ist die Agenda gut vorbereitet und liegen alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig vor, so können sich alle Teilnehmenden gut auf die Sitzung vorbereiten. Sie sind in der Lage, ihre Fragen im Zweifel auch schon vorab an die entsprechenden Personen stellen, um Unklarheiten im Vorfeld zu beseitigen. Meine Empfehlung hierzu lautet, für jedes Meeting ein Forum einzurichten, in das alle Beiträge eingestellt werden. Hier sollten auch alle vorab gestellten Fragen und Antworten eingestellt werden. So gehst du sicher, dass es keine Dopplungen gibt und die Effizienz geht nicht verloren. Wichtig ist hierbei natürlich, dass alle Beteiligten sich im Klaren darüber sind, dass sie sich Zeit nehmen, ihren Beitrag dazu gut vorzubereiten - aber auch, sich die vorbereiteten Inhalte der Anderen gut anzuschauen. Bewährte Zeitmanagementmethoden wie Time Boxing erlauben es allen Beteiligten, sich genügend Zeit für die Vorbereitung zu nehmen.


4. Wer ist für was zuständig?


Zuständigkeit
Zuständigkeiten verpflichten

Wir empfehlen unseren Kund*innen, dass immer die Person durch den betreffenden Agendapunkt führt, für den sie die Expertise hat bzw. den sie maßgeblich vorbereitet hat. Das heißt, diejenige Person muss wissen, wann ihr Part ist und in welchem Umfang dieser Punkt behandelt wird. Die Person muss die Vorabfragen erhalten haben und entsprechend vorbereitet sein. Auch hier gilt: gut vorbereitet ist halb vorgetragen. Die Agenda gibt das im besten Fall bereits klar vor. An der Stelle sei noch erwähnt, dass es maßgeblich zur Effizienz beiträgt, wenn alle Beiträge einem bestimmten Muster oder Vorlage folgen.


So ist es für alle Beteiligten einfacher, sich den Inhalten zu widmen, da sie keine Zeit für die Orientierung benötigen.


5. Hindernisse im Vorfeld erkennen


Als Sitzungsleiter*in solltest du im Vorfeld wissen, welche Hindernisse oder Probleme das Meeting erwarten könnten. Das können konkurrierende Termine sein, kurzfristige Ausfälle wie Krankheit oder Reiseprobleme, aber auch zwischenmenschliche Unwägbarkeiten. Als Sitzungsleiter*in solltest du daher immer einen Plan B in der Hinterhand haben: Stellvertreter*innen, Online-Möglichkeiten bei Offline-Meetings und klärende Gespräche zwischen Parteien im Vorfeld. Auch macht es immer Sinn, sich einen Alternativ-Termin vorab zu blocken, damit Ausfälle oder auch Verlängerungen von Meetings zeitnah kompensiert werden können.


6. Nur gut nachgearbeitete Meetings sind gute Meetings


Das Meeting ist vorbei, Fragen geklärt, neue Aufgaben verteilt - und dann? Meetings haben den Nutzen der Zielsetzung und -erreichung, des Informationsaustauschs, der Effizienz und Evaluation. Letzteres wird leider häufig vergessen. Im Nachgang zu jedem Meeting muss es immer ein Festhalten der Ergebnisse und eine Überwachung der Aufgaben geben. Wir empfehlen aber auch immer ein sogenanntes Retro - das bei langfristigen Projekten auch immer Teil des Meetings sein kann oder sollte. Was lief gut, was nicht? Wo kann verbessert werden und wie kann es zu einer Lösung kommen? Auch Umfragen mit Hilfe von Skalenfragen oder Optitipps sind ein gutes Mittel, um Meetings auch im Nachgang zu einem effizienten Kolaborationsmittel zu machen.


So nun meet mal gut - smart, effizient und mit Mehrwert.

Herzlich - Deine Natascha





5 Ansichten0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen

コメント


コメント機能がオフになっています。
bottom of page