Wie du mit Miro & Co Prozesswege darstellst und dokumentierst
An allen Ecken hören wir von Prozessoptimierung und -darstellung in Abläufen. Aber was ist damit genau gemeint?
Prozesse bezeichnen nichts anderes als die Aneinanderreihung von Abläufen und Tätigkeiten in Büros. Sie fallen überall dort an, wo Projekte stattfinden.
Wusstest du, dass in Betrieben bis zu vier Monaten wegen falsch gesteuerter Prozesse verschwendet werden? Alleine die Zeit, die wir für die Bearbeitung von E-Mails am Tag benötigen: bis zu vier Stunden täglich. Das sind Zahlen, die mich jedes Mal umhauen. Und sie bedeuten Stress und am Ende Chaos wegen Leerläufen oder Überhäufung von Arbeit. Was bleibt am Ende übrig? Ineffizienz, Stress, Unzufriedenheit und nicht zuletzt mangelnde Wirtschaftlichkeit.
Aber wie können wir dem entgegentreten, ohne uns im Klein-Klein zu verlieren oder zu Laissez-faire sind und dabei doch wieder am Ende in Stress zu kommen?
Bei der Prozessdokumentation erstellen wir einen ausführlichen Leitfaden, der den Ablauf eines Prozesses von Anfang bis Ende beschreibt. Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe für alle Teammitglieder, um zu verstehen, wie ein Prozess idealerweise durchgeführt werden sollte. Durch diese Prozessdokumentation können alle Beteiligten die richtigen Schritte ergreifen, um eine Aufgabe oder ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Somit ist gewährleistet, dass eine konsistente Durchführung der Prozesse erfolgt und ein Standard für die Arbeit festgelegt ist.
Prozessdokumentation kann in verschiedenen Formen erfolgen, angefangen von textbasierten Dokumenten bis hin zu visuellen Anleitungen. Beispiele für Prozessdokumentation können umfassen:
- Checklisten
- Leitfäden
- Flussdiagramme
- Schulungshandbücher
- Richtlinien
- Infografiken für Anleitungen
- Video-Tutorials
- Prozesskarten
Diese verschiedenen Formate ermöglichen es dir, Informationen auf unterschiedliche Weisen zu präsentieren und den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Wahl des richtigen Formats hängt von der Art des Prozesses und den Anforderungen der Zielgruppe ab.
Was wir vor allem für die Visualisierung nutzen, sind die beiden Tools Miro-Board oder Mindmeister. Beide Tools sind digitale Whiteboards, die die Zusammenarbeit in Teams effizient gestalten und Prozesse übersichtlich gestalten und darstellen.
Mit dem einem sogenannten Workflow-Diagramm kann anhand unterschiedlicher Formen und Farben zusammen mit textbasierten Inhalten jeder Sachverhalt anschaulich dargestellt werden. Aber auch Flussdiagramme oder Hierarchie-Diagramme sind passende Möglichkeiten. Hier kannst du deiner Fantasie freien Lauf lassen.
Für die Zusammenarbeit von Teams arbeiten wir sehr gerne auch mit Kanban-Boards. Diese findest du bei den Anbietern Trello (Atlassian), Asana, Montag aber auch wieder bei Miro. Die Kanban-Methode eignet sich besonders, wenn der Fortschritt von Prozessen innerhalb eines Teams bildlich dargestellt werden soll. Wir arbeiten zusammen mit unseren Kunden mit Trello, wenn wir in der Umsetzung von Maßnahmen sind.
Bei der Anwendung von Miro & Co solltest du auf ein Paar Dinge achten. Hier meine Tipps:
1. Strukturiere deine Dokumentation: Beginne mit einer klaren Gliederung, um den Überblick über den Prozess zu behalten. Du kannst Hauptkategorien oder Unterpunkte verwenden, um verschiedene Aspekte des Prozesses abzudecken.
2. Konzentriere dich auf das Wesentliche: Es ist wichtig, den Prozess als Ganzes zu betrachten, aber vermeide es, dich zu sehr in Details zu verlieren. Fokussiere dich auf die wichtigsten Schritte, Entscheidungspunkte oder kritischen Unterstützungen.
3. Wähle klare und präzise Beschriftungen: Gib den einzelnen Abschnitten oder Knotenpunkten aussagekräftige Titel und Untertitel. Dadurch wird es einfacher, den Überblick zu behalten und das Gewünschte schnell wiederzufinden. Wir arbeiten zusätzlich zum Text mit Farben und Formen.
4. Ergänze Beschreibungen und Anmerkungen: Nutze die Möglichkeit, in Miro-Board oder Mindmeister zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Beschreibe einzelne Schritte genauer, gib Erläuterungen oder füge Links zu weiterführenden Ressourcen hinzu.
5. Arbeite gemeinsam und nimm Feedback an: Teile deine Prozessdokumentation mit Kollegen oder Teammitgliedern. Sie können dir wertvolles Feedback geben und Hinweise liefern, die dir helfen, den Prozess besser zu verstehen oder mögliche Lücken zu identifizieren.
6. Halte deine Dokumentation aktuell: Prozesse ändern sich im Laufe der Zeit. Überprüfe regelmäßig deine Dokumentation und aktualisiere sie bei Bedarf. Das stellt sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.
So kannst du sicherstellen, dass deine Prozessdokumentation mit digitalen Whiteboards oder auch Kanban-Tafeln effektiv und umfassend ist, ohne im Detail verloren zu gehen.
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Herzlich - Deine Natascha
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