Wie du deine neuen Team-Mitglieder perfekt ins Unternehmen aufnimmst
Kennst du das?
Wir stellen Mitarbeiteiter*innen ein, um entlastet zu werden und am Ende ist es doch wieder nur Mehrarbeit, die niemand machen will und schon gar nicht brauchen kann. Effizient ist das nicht.
Die Neuen sind frustriert und unwissend und kosten erst einmal viel Zeit und damit Geld. Der Arbeitsplatz ist bereit, vielleicht ist ein PC da und mit viel Glück gibt es bereits einen Zugang zum Drive samt vorläufigem Passwort.
Begrüßung am ersten Tag schnell, schnell. Das Zeiterfassungsprogramm kurz erklärt, die gängigsten Wege gezeigt und der Verweis auf das Intranet (wenn es denn eines gibt) für die restlichen Informationen - so sieht doch ganz häufig der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen aus. Eigentlich wollen wir doch gleich von der ersten Sekunde an, Vollgas geben, unser Wissen und Können zum Besten geben. Statt dessen sind wir erst einmal eine Belastung.
In unseren Beratungen hat das Mitarbeiter*innen-Onboarding immer einen großen Stellenwert. Denn Mitarbeiter*innen, die schnell integriert sind, tragen zu einer hohen Effizienz im Unternehmen bei. Auf einem Schiff ist eine zügiges und vor allem gutes An-Bord-nehmen im Zweifel überlebenswichtig.
Onboarding sollte daher ein zielgerichteter Prozess mit ausgearbeitetem Plan sein, neue Team-Mitglieder schnell und gründlich in die neue Organisation aufzunehmen.
Welche Vorteile hat ein strukturiertes Onboarding?
Performance - das neue Team-Mitglied kann durch eine gute Einarbeitung und schnelles Vernetzen innerhalb des Unternehmens schneller die erwartete Leistung und einen guten Output erzielen.
Zufriedenheit und Fluktuation - Mitarbeitende, die schnell integriert sind, kündigen nachweislich weniger in den ersten Monaten.
Kosten - Mitarbeitende, die schnell produktiv arbeiten, und zur Stammmannschaft gehören, leisten mehr, und die Recruiting-Kosten sinken signifikant durch eine niedrige Fluktuation.
Identifikation - Das neue Team-Mitglied identifiziert sich eher mit dem Unternehmen und trägt dazu bei das Employer-Branding zu stärken und damit Multiplikator der Marke zu werden.
Aber auch dein Team-Mitglied profitiert davon:
Um bei der Metapher des Schiffes zu bleiben: In den ersten Tagen wie eine kleine Nussschale auf den Wellen hüpfen zu müssen, ist so ziemlich das Schlimmste, was dir an einem neuen Arbeitsplatz passieren kann. Mit einem guten Onboarding-Prozess ist das neue Team-Mitglied für die erste Zeit bestens gewappnet.
Netzwerk - wer von Beginn an weiß, wer für was zuständig ist, kann sich ein effektives und nützliches Netzwerk aufbauen.
Wissen, Wissen, Wissen - Unternehmen leben vom Wissen ihrer Mitarbeitenden. Aber auch Angestellte, die früh alle relevanten Einblicke und Informationen erhalten, sind zufriedener und identifizieren sich schneller mit ihrer Aufgabe.
Stress - Mitarbeitende, die sich ihre Informationen nicht mühsam zusammensuchen müssen, leiden viel weniger unter Stress und sind damit leistungsfähiger und motivierter.
Wie kann also ein perfekter Onboarding-Prozess aussehen?
Vor dem ersten Arbeitstag
Technik - Das neue Team-Mitglied kommt, und die IT wird am zweiten Arbeitstag gebeten, den Rechner einzurichten. Fertig ist das Setup dann nach einer Woche..... Gähn! Im Idealfall sind alle administrativen Aufgaben bereits vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet
Rechner samt vorläufigem Passwort (mit Freigabe zum ersten Arbeitstag)
Telefon bzw. Handy ist eingerichtet
Willkommens- bzw. Onboarding - Paket an das neue Team-Mitglied mit kleinem Geschenk
Passkey / Schlüssel per Einschreiben zugesandt
Zugang zum Onbaording-Portal mit kurzen Lernvideos für alle relevanten Informationen, benötigten digitalen Formularen, Organigramm, Kontaktdaten, Terminplan, Dresscode, Parkmöglichkeiten, Pausenideen, und für wichtige Termine in der ersten Zeit, etc. - der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Aber Achtung: Nicht überfrachten, sonst fühlt sich das neue Mitglied gleich überfordert.
Zugang zur Mitarbeiter*innen - App zur Zeiterfassung, sofern vorhanden
Wenn eine Umzug erforderlich ist: Hilfestellung bei der Wohnungssuche und Ämtergängen
Am ersten Arbeitstag und die erste Woche
An diesem Tag zählt nur die Begrüßung: ein herzliches Willkommen mit einem Blumenstrauß, einer kleinen Karte oder einer eignen Bürotasse oder ähnliches am Arbeitsplatz ist selbstverständlich
Eine kurze Vorstellungsrunde im engsten Team und ganz wichtig: auch wenn viele Informationen über das Portal bereits mitgegeben wurden, ein Onboarding-Buddy ist elementar. Das heißt nicht, dass der ständig Händchen hält. Er ist der Ansprechpartner, wenn es Fragen gibt, die nicht anders zu beantworten sind. Das gibt Sicherheit und trägt maßgeblich zur Integration bei.
In der ersten Woche sollte der Buddy zusammen mit dem neuen Team-Mitglied alle Abteilungen kurz (!) besuchen und vorstellen.
In Unternehmen, die produzieren, sollte das neue Team-Mitglied auf alle Fälle in den anderen Bereich geführt werden, damit es einen Einblick bekommt, wie die Zusammenhänge funktionieren. Verwaltungsmitarbeitende müssen die Produkte kennen, die im Unternehmen verkauft werden. Das trägt zu Identifikation bei und fördert das Verständnis für Prozesse.
Soziales Zusammensein: ob es das Gemeinsame Mittagessen ist, die Firmenmannschaft im Kegeln oder das Kaffeeritual um 10 Uhr: Die neuen Team-Mitglieder von Beginn an mit einbinden stärkt das Team-Gefühl und trägt somit zur Effizienz des Unternehmens bei.
Und dann?
Ein Team ist nur ein Team, wenn es sich als solches versteht. Das heißt, auch nach der Einarbeitungsphase ist es wichtig, alle Mitarbeitenden in das Unternehmen einzubinden. Gemeinsame Team-Events, ein strategisches Weiter- und Fortbildungsmanagement und Projektgruppen für die Weiterentwicklung des Unternehmens zu verschiedenen Themen wie Sustainability, Gesundheitsfürsorge, Jahresausflug, Team-Events und vieles mehr stärkt die Mitarbeitenden-Bindung und trägt damit zu einer gesunden Unternehmenskultur bei.
Eine offene Kommunikation, Feedback-Gespräche im geschützten Rahmen, eine positive Fehlerkultur und nicht zuletzt nahbare Entscheider*innen - das alles erhöht die Chance, dass dein neues Team-Mitglied sich wohl fühlt und einen wichtigen Anteil am Erfolg des Unternehmens beiträgt. Solltest du Teams formen, leiten und begleiten und nicht so richtig wissen wie du das effizient und effektiv gestalten sollst, dann hilft dir vielleicht unser Seminar Team-Leading 2.0 weiter.
Du willst Unterstützung bei der Gestaltung deines Onboarding-Prozesses, um dein Unternehmen noch effizienter zu gestalten? Dann buche dir jetzt dein kostenloses Potenzialgespräch.
Herzlich - Deine Natascha
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