Circa 3 bis 4 Monate des Jahres stecken deine Mitarbeitenden in unnötigen Arbeitsprozessen - ja du hast richtig gelesen. Das ist die Zeit, die dein Team mit unnötiger Arbeit beschäftigt ist. Stell dir das einmal in Zahlen vor. Autsch!
Ein effizientes Büro ist der Schlüssel zu einem produktiven Arbeitsumfeld und damit das Rückgrat deines Unternehmens. Leider steckt die Schaltzentrale viele Unternehmen in ineffizienten Prozessen, die zu doppelter und dreifacher Erledigung von Aufgaben führen und damit jedes Jahr Unmengen an Geld kosten.
Lass uns die verschiedenen Aspekte im Officemanagement betrachten, die Zeit verschwenden.
1. Veraltete Arbeitsweisen:
Viele Büros halten an veralteten Methoden fest, die nicht mehr zeitgemäß sind. Beispielsweise werden Dokumente noch immer manuell ausgedruckt und anschließend erneut eingescannt, anstatt sie direkt digital zu erstellen und zu bearbeiten. Was für eine Zeitverschwendung! Und ja, das gibt es wirklich - wir sehen das immer wieder, wenn wir in die Analyse gehen.
Abhilfe schaffen wir durch die Einführung zeitgemäßer Technologien und die Schulung der Mitarbeitenden in deren Anwendung.
2. Mangelnde Kommunikation:
Ineffiziente Kommunikation ist ein großer Faktor, der zu doppelter und dreifacher Erledigung führt. Wenn Informationen nicht klar und rechtzeitig mit den relevanten Personen ausgetauscht werden, entstehen Missverständnisse und Aufgaben müssen wiederholt erledigt werden.
Wir schaffen durch die Implementierung von effektiven Kommunikationskanälen, wie zum Beispiel Projektmanagement-Tools und Kollaberations-Tools, sowie regelmäßige Team-Meetings kurze und effiziente Informationsmöglichkeiten.
3. Unzureichende Prozessoptimierung:
Unser Lieblingsthema: Wie oft erleben wir, dass Aufgaben ohne klaren und durchdachten Prozessablauf erledigt werden. Dies führt dazu, dass einzelne Aufgaben mehrmals von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, anstatt sie effizient zu verteilen. Solche Vorgehensweisen führen zu ärgerlichen Schleifen und unnötigen Verzögerungen.
Indem wir klare Abläufe und Verantwortlichkeiten in die Unternehmen installieren, reduzieren wir diese Redundanz enorm oder schaffen sie sogar komplett ab.
4. Fehlende Automatisierung:
Immer wieder erleben wir, wie Arbeitsabläufe chaotisch und unorganisiert sind. Dokumente werden verlegt, wichtige Informationen gehen verloren und die Mitarbeiter müssen Zeit und Energie darauf verwenden, sie wiederzufinden. Effizienz geht anders. Dabei könnte es so einfach sein: Viele Büroaufgaben können inzwischen durch Automatisierung extrem effizient gestaltet werden.
So richten wir zum Beispiel bei wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Versenden von E-Mails Automatisierungen ein. Zudem etablieren wir ein systematisches Ablagesystem, mit klaren Vorgaben. Dadurch sparen wir unseren Kunden nicht nur Zeit, sondern minimieren auch menschliche Fehler.
5. Mangelnde Schulung und Weiterbildung:
So unterschätzt! Oftmals werden Mitarbeiter nicht ausreichend geschult oder weitergebildet, um effizient mit den verschiedenen Herausforderungen im Büroalltag umgehen zu können.
Wir empfehlen unseren Kunden immer ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu Fortbildungen zu schicken. Der Gesetzgeber hat hierfür extra das Recht auf Bildungsurlaub verankert. Durch gezielte Schulungen und Weiterbildungen können Mitarbeitende ihr Wissen und ihre Fähigkeiten ausbauen und somit effizienter arbeiten.
6. Fehlende zentrale Datenbank:
In Zeiten von Share-Point und Google-Drive eigentlich kein Thema mehr. Leider kommt das immer noch sehr häufig vor. Jeder speichert auf seinem eigenen Laufwerk ab - jeder bearbeitet Unterlagen irgendwie und es gibt keine einheitlichen Sachstände. Das programmierte Vollchaos.
Ob Komplettanbieter oder eigene Plattform - wir richten unseren Kunden kollaborative Systeme ein, die effizientes Zusammenarbeiten zu einem Kinderspiel machen.
7. Unklare Zuständigkeiten:
Auch hier sind wir manchmal völlig überrascht, wie unklar die Rollen und Aufgaben verteilt sind und damit so viele Missverständnisse und Doppelungen verursacht werden.
Wir etablieren klare Rollen mit Stellvertretungen und schaffen somit eine enorme Effizienz. Coachen die Mitarbeitenden in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und schaffen damit Freiräume für die wirklich wichtigen Themen im Unternehmen.
8. Veraltete Technik
Nicht zu unterschätzen: Die Vernachlässigung des Einsatzes moderner Technologien. Veraltete Softwaresysteme, die langsam und fehleranfällig sind, und damit keine Automatisierungsmöglichkeiten. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter manuelle und wiederholende Aufgaben durchführen müssen, die ihre Zeit und Energie verschwenden könnten.
Ja, das sind Investitionen. Doch sieht man sich den Kosten- / Nutzen-Faktor an, bedeutet das eine enorme Kostenreduktion. Wir schauen in unserer Analyse genau darauf, was es sich lohnt zu behalten, was ein Update benötigt und auch, für was es Zeit ist zu gehen. Immer 'so wenig wie möglich, so viel wie nötig'.
Ihre seht: Es lauern so viele Möglichkeiten, Zeit und Geld zu verschwenden (by the way: es gibt noch viele Möglichkeiten mehr - das ist die schlechte Nachricht).
Es gibt aber auch mindestens so viele Möglichkeiten zu einer klaren Effizienz zu kommen und damit Zeit und Geld zu sparen. Das ist die gute Nachricht. Wenn du jetzt darüber nachdenkst, deine Chance zu nutzen, um ein effizienteres Büro zu etablieren, dann gehe bitte behutsam dabei vor und erstelle vorher eine detaillierte Analyse aller bestehenden ISTs und definiere dir dein damit verbundenes Ziel. Denn nichts ist schlimmer, als in wilden Aktionismus zu verfallen und dabei alles ins Gegenteil zu verkehren.
Du willst das in professionelle Hände geben? Wir freuen uns, wenn wir dich dabei begleiten und unterstützen können. Buche dir doch gleich deine kostenlose Potenzialanalyse und wir schauen gemeinsam, wie viel Potenzial in deinem Unternehmen steckt, Zeit und Geld zu sparen.
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