So gelingt Dir eine effiziente Chefentlastung auch für mehrere Chefs
Deine Rolle als Assistenzkraft ist genauso wichtig, wie die Position einer oder eines Vorgestzten. Gerade in Unternehmen, in denen Du mehrere Führungskräfte unterstützen musst, ist eine effiziente Zuarbeit von entscheidender Bedeutung. Hier erfährst Du, wie Du die Herausforderungen der Chefentlastung meisterst und so nicht nur den Erfolg der Führungskräfte, sondern des gesamten Unternehmens sicherst.
Bedeutung einer effizienten Zuarbeit
Eine effiziente Zuarbeit ist das Fundament für den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäfts. Wenn Führungskräfte ihre Aufgaben ohne unnötige Unterbrechungen und mit allen nötigen Informationen erledigen können, steigt die Produktivität und die Entscheidungsfindung wird beschleunigt. Als kompetente Assistenzkraft agierst Du dabei als Filter und Puffer, der nicht nur Aufgaben vorselektiert, sondern auch unnötige Belastungen von den Chefs fern hält.
➡️ Stelle Dir vor, Dein*e Chef*in benötigt wichtige Unterlagen für ein Meeting. Du hast diese bereits vorbereitet und sorgst dafür, dass sie ihr / ihm rechtzeitig und vollständig vorliegen. So kann er oder sie sich voll und ganz auf das Meeting konzentrieren, ohne sich um die Details kümmern zu müssen.
Zuarbeit an ein oder zwei Chefs
Die Königsklasse als Assistenz! Die Zuarbeit an mehrere Chefs erfordert besondere organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität. Während es bei einer/m Chef*in vor allem darum geht, deren oder dessen persönliche Arbeitsweise zu verstehen und darauf einzugehen, musst Du bei zwei oder mehr Chefs eine Balance finden, um allen gerecht zu werden. Hier sind klare Prioritäten und das Verständnis für die Dringlichkeit und Wichtigkeit der jeweiligen Aufgaben entscheidend. Eine gute Assistenzkraft weiß, wie sie die Bedürfnisse der verschiedenen Führungskräfte miteinander in Einklang bringt und so Überschneidungen und Konflikte vermeidet.
➡️ Angenommen, Chef A und Chef B haben beide dringende Anfragen. Du entscheidest, zuerst die Aufgabe von Chef A zu erledigen, weil deren Deadline früher ist. Gleichzeitig informierst Du Chef B über den Zeitplan und stellst sicher, dass seine Anfrage ebenfalls termingerecht bearbeitet wird.
Zielgerichtete Kommunikation
Kommunikation ist das A und O bei der Chefentlastung. Zielgerichtete Kommunikation bedeutet, dass Informationen präzise und zeitnah übermittelt werden. Dabei spielt es eine große Rolle, welche Kommunikationswege genutzt werden – ob E-Mail, Telefon oder persönliche Meetings. Eine effiziente Assistenzkraft erkennt die Präferenzen der Chefs und passt sich diesen an. Zudem ist es wichtig, wichtige Informationen zu priorisieren und unwichtige Details zu filtern, um die Chefs nicht zu überfrachten.
➡️ Dein*e Chef*in bevorzugt kurze E-Mails mit den wichtigsten Punkten in Stichpunkten. Du bereitest einen täglichen Statusbericht in dieser Form vor, der ihn über alle relevanten Entwicklungen informiert, ohne sie/ihn mit Details zu überladen.
Termine smart organisieren
Die Terminorganisation ist eine zentrale Aufgabe in der Chefentlastung. Hier gilt es, nicht nur Termine zu koordinieren, sondern auch Pufferzeiten einzuplanen und Prioritäten zu setzen. Smarte Terminplanung bedeutet auch, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Tools zu nutzen, die die Übersicht über alle Termine erleichtern. Eine gute Planung verhindert Terminkollisionen und ermöglicht es den Chefs, ihre Zeit effizient zu nutzen.
➡️ Du nutzt ein digitales Kalendertool, um die Termine Deiner Chefs zu verwalten. Dabei stellst Du sicher, dass wichtige Meetings ausreichend Vorbereitungszeit haben und keine Termine direkt hintereinander liegen, um Pufferzeiten zu gewährleisten.
Meetings effizient gestalten
Meetings sind wahre Zeitfresser, wenn sie nicht gut organisiert sind. Effiziente Meetings beginnen mit einer klaren Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden verschickt wird. Während des Meetings ist es Deine Aufgabe, die Zeit im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Punkte der Agenda behandelt werden. Nach dem Meeting sollten Protokolle zeitnah erstellt und verteilt werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die besprochenen Punkte und nächsten Schritte nachvollziehen können.
➡️ Du bereitest für ein wöchentliches Team-Meeting eine Agenda vor und verschickst sie im Voraus. Während des Meetings achtest Du darauf, dass die Diskussionen fokussiert bleiben und notierst die wichtigsten Punkte und Aufgaben für das Protokoll, das Du anschließend an alle sendest.
Projektmanagement gekonnt umsetzen
Im Projektmanagement bist Du oft das Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen und den Führungskräften. Hier ist es wichtig, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Deadlines kennen. Ein effektives Projektmanagement-Tool kann hierbei unterstützen. Eine gute Assistenzkraft sorgt dafür, dass Projekte im Zeitplan bleiben und dass eventuelle Probleme frühzeitig erkannt und kommuniziert werden.
➡️ Bei einem neuen Projekt richtest Du ein Projektmanagement-Tool (z.B. Kanban-Board) ein, in dem alle Aufgaben und Deadlines klar definiert sind. Du überprüfst regelmäßig den Fortschritt und erinnerst das Team an bevorstehende Fristen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Teams motivieren und führen
Als Assistenzkraft, die mehrere Chefs unterstützt, spielst Du auch eine Rolle in der Teamführung und -motivation. Es ist wichtig, ein gutes Arbeitsklima zu schaffen und die Kommunikation zwischen den Teams und den Chefs zu fördern. Durch regelmäßige Feedbackrunden und Teambuilding-Maßnahmen kannst Du die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Eine gute Assistenzkraft kennt die Stärken und Schwächen der Teammitglieder und weiß, wie sie diese optimal einsetzen kann.
➡️ Du organisierst regelmäßig kurze Team-Meetings, in denen Du nicht nur die aktuellen Aufgaben besprichst, sondern auch Raum für Feedback und Anerkennung gibst. So fühlen sich die Teammitglieder wertgeschätzt und motiviert.
Chefentlastung, insbesondere für mehrere Chefs, erfordert ein hohes Maß an Organisation, Kommunikationsgeschick und Flexibilität. Eine effiziente Assistenzkraft trägt maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei, indem sie die Führungskräfte entlastet und ihnen den Rücken freihält. Mit zielgerichteter Kommunikation, smarter Terminplanung, effizienten Meetings und gekonntem Projektmanagement gelingt es Dir, die Produktivität zu steigern und ein motiviertes Team zu führen.
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Herzlich - deine Natascha
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